Bericht des Präsidiums der Technischen Universität Berlin an das Konzil am 21. Februar 2000

[TU Berlin]

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F. Bericht des Kanzlers über den Stand der Verwaltungsreform

1. Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Das Vorhaben Verwaltungsreform bettet sich in eine Situation absinkender Zuschüsse des Landes ein, die von einem Abbau von rund 1000 Stellen seit 1992 geprägt ist. Nach erfolgreich abgeschlossener Strukturreform, die im Ergebnis zu einer Verringerung der bisherigen 15 Fachbereiche auf künftig 8 Fakultäten mit deutlich gestrafften Verantwortungsstrukturen geführt hat, begann das Reformprojekt "Verwaltungsreform" im Jahr 1998 mit einer Untersuchung durch die Firma A.T. Kearney und wurde konsequent ab Herbst 1998 in die Umsetzung überführt.

2. Strategische Ausrichtung

Der Qualitätsanspruch der TU Berlin muss sich durch entsprechende Leistungen in Lehre, Forschung und den Dienstleistungsbereichen dokumentieren lassen. Gleichzeitig muss die Wirtschaftlichkeit der Arbeitsprozesse erhöht werden.

Dies bedeutet verständliche Entscheidungen und eine deutlichere Kundenorientierung: Es soll künftig grundsätzlich eine Anlaufstelle für die Kunden geben (one face to the customer). Verwaltungsleistungen werden dokumentiert und gemessen, um Fehlentwicklungen gegensteuern zu können. Die Neuerungen der Verwaltungsreform werden konsequent und rasch umgesetzt.

Die Zielsetzung des Vorhabens lässt sich wie folgt umreißen:

  • Die Verwaltung funktioniert als Service für ihre Kunden.
  • Die Verwaltung und ihre Entscheidungen sind transparent und schnell.
  • Arbeitsplätze in der Verwaltung sind interessant und herausfordernd gestaltet.
  • Die Umgestaltung der Verwaltung erfolgt sozialverträglich.

3. Strukturmodell der Verwaltungsreform

Für die Verwaltung bedeutet dies, die Bedürfnisse ihrer jeweiligen "Kunden" stärker in den Blick zu nehmen (Kunden- und Serviceorientierung), die eigenen Aktivitäten auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren und Aufgabenerledigung, Entscheidungskompetenz und Finanzverantwortung soweit wie möglich zusammenzuführen.

Wesentliche Aufgaben der bisher zentralen Verwaltungsarbeit liegen künftig bei den Fakultäten mit ihren Fakultätsverwaltungscentern. Dazu werden immer größere Teile von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung dezentralisiert. Zentral verbleiben drei prozessorientierte Bereiche:

  • Servicebereich Studium
  • Servicebereich Personal und Finanzen
  • Servicebereich Gebäude- und Dienstemanagement.

4. Die 17 Teilprojekte der Verwaltungsreform

Angesichts der Komplexität war es erforderlich, das Vorhaben in Teilprojekte aufzuteilen. In der folgenden Tabelle werden zu den einzelnen Teilprojekten aus den unterschiedlichen Bereichen auch die verantwortlichen Umsetzungsbeauftragten und die - im Präsidium zuständigen - Mentoren benannt.

Bereich

Teilprojekt

Umsetzungsverant-wortliche

Mentor

Studieren

Prüfungsablauf

Fr. Erdmann

Sahm

 

Studierendenberatung

(Service-Center)

Jochimsen

Sahm

Personal

Personaleinstellung/

Personalverwaltung

Fr. Russau/Hr. Rattunde

Bröker

 

Personalplanung/

Personalentwicklung

Fr. Obst-Hantel

Bröker

Finanzen

Drittmittelverwaltung

(Nebenbuchhaltung)

Fr. Schmidtberg

Abel

 

Auftrag bis Auszahlung

Spenn

Bröker

 

Controlling

Wullert

Ewers

Innere Dienste/ Bau

Gebäudemanagement/

Umzüge

Lange

Ewers

 

Sicherheit/Umwelt

Sörje

Abel

 

Post/Druckerei

Michalek

Kutzler

 

Event Management

Hünicken

Kutzler

 

Einkauf

Michalek

Kutzler

 

Raumvergabe/

Vorlesungsverzeichnis

Rieseberg

Sahm

 

Fachbereichs-Servicecenter

Schubert

Sahm

 

Einführung PSA

Rieseberg

Bröker

 

Fotostudio/AVZ

Michalek

Kutzler

5. Stand der Umsetzung

Die Umsetzung der Verwaltungsreform-Projekte ist sehr unterschiedlich weit fortgeschritten. Sie soll daher hier nur in einigen ausgewählten Facetten dargestellt werden:

  • Zum 1. Januar 2000 wurde die Abteilung "Akademische und Allgemeine Angelegenheiten" aufgelöst. Diese Aktion ist mit folgenden Konsequenzen verbunden:
    • Der Servicebereich "Studium" wird künftig von VP 2 geleitet.
    • Es soll ein Servicebereich (TUSO [Technische Universität-Studentenorientierung]) entstehen, der für die Studierenden und Studieninteressenten eine zentrale Anlaufstelle bietet.
    • Die bisherigen Referate "Akademische Selbstverwaltung" (I A) und "Rechtliche Angelegenheiten" (I E) werden künftig dem Kanzler als Stabsstelle zugeordnet.
  • Im Bereich der Personalabteilung hat zum 1. Juli 1999 ein Pilotteam für die Fachbereiche 12/13 (die künftige Fakultät V) die Arbeit aufgenommen. In diesem Pilotteam werden alle Funktionen einer Personalabteilung zusammengefasst, die Fachbereiche erhalten die Dienstleistungen damit "aus einer Hand". Die installierten Teamstrukturen erleichtern die Arbeitsabläufe und sollen mittelfristig auch schnellere Durchlaufzeiten ermöglichen. Eine Verbesserung der Dienstleistungen ist hier bereits festzustellen, die im Ergebnis dazu führt, dass die gesamte Personalabteilung künftig in derartige Personalteams aufgeteilt werden soll.
  • Es wird ein Call-Center für die TU Berlin eingerichtet, das eine Telefonvermittlung und -auskunft mit erweiterten Serviceangeboten verbindet. Hierzu gehören die Annahme von Störungsmeldungen, die entsprechenden Auftragsannahmen sowie zusätzliche spezifische Auskünfte. Diese zentrale Auskunfts- und Servicestelle soll für alle Hochschulmitglieder und externe Kunden deutlich verbesserte und strukturiertere Informationsflüsse gewährleisten. Damit soll - neben der Verbesserung der Dienstleistungen - auch eine positivere Außendarstellung der TUB erreicht werden.
  • Auf dem Gebiet der Arbeitssicherheit und des Umweltschutzes hat es eine ganze Reihe von Verbesserungen gegeben. Die Entscheidungsstrukturen konnten deutlich gestrafft, die Zuständigkeiten vor Ort transparent geregelt werden.
    Neben einem verbesserten Informationsangebot (per Internet und Kunden-Hotline) sind auch klare Kompetenzen und eine erhöhte Professionalität durch entsprechende Schulungsmaßnahmen der Stabsstelle SDU beim Kanzler zu erkennen.
  • Den Kern der Organisationsreform im Bereich des Gebäude- und Dienstemanagements bildet die Zusammenfassung der bisherigen Abteilungen "Bau- und technische Angelegenheiten" (Abt. IV) und "Zentrale Dienste" (Abt. V). Durch die Schaffung einer Matrixstruktur sollen klare Zuständigkeiten, eine deutliche Bündelung von Sach- und Lösungskompetenz und wiederum eine Serviceverbesserung für die Kunden geschaffen werden. Im Bereich der Zentralen Dienste (z.B. in der Poststelle und der Druckerei) konnte eine beträchtliche Effizienzsteigerung und eine Qualitätsverbesserung durch straffere Arbeitsabläufe erreicht werden. Gleiches lässt sich auch für die Zentrale Beschaffung konstatieren, in der durch die Neuorganisation eine feste Anlaufstelle für die Kunden geschaffen werden konnte.

6. Bilanz der bisherigen Umsetzung

Die Bilanz der Umsetzung des Vorhabens "Verwaltungsreform" ist in 1999 durch insgesamt straffere Strukturen und eine geringere Leitungsspanne in den umstrukturierten Bereichen gekennzeichnet. In unterschiedlichen Maßstäben konnten transparente und kommunikative Organisationsformen eingeführt werden, gleichzeitig aber auch eine stärkere dezentrale Kompetenz erreicht werden.


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