Verwaltungsreform an der TU Berlin 

Eine Dokumentation der Veränderungsprozesse von 1998 bis 2002
von Wolfgang Bröker, Kanzler der TU Berlin, und Michael Wullert, Organisationsreferent

[TU Berlin]

Inhalt  |  Vorwort  |  Leitlinien  |  Zielsetzung & Konzeption  |  Umsetzung der Reformmaßnahmen  |  Zusammenfassung

4. Umsetzung der Reformmaßnahmen

Für die Umsetzung der Maßnahmen wurde entsprechend den Vorschlägen von A.T. Kearney eine Projektstruktur mit Prozessverantwortlichen und Mentoren organisiert. Verantwortlich für die Entscheidung in der Umsetzungsphase war der sog. Umsetzungsausschuss, zu dem das Präsidium, zwei Vertreter des Personalrats sowie die Zentrale Frauenbeauftragte gehörten. Die Umsetzung wurde in Teilprojekte gegliedert, für die es jeweils Projektverantwortliche gab. Ihnen standen sog. Mentoren (zumeist Mitglieder des Präsidiums) zur Seite. Ein Projektcontrolling überwachte die zeitnahe Umsetzung.

 

4.1 Studierendenservice

4.1.1 Struktur und Aufbau der Abteilung I

Die Abteilung I ist seit Juni 2002 dem Ersten Vizepräsidenten zugeordnet. Die TU Berlin setzt damit deutliche Akzente für die Bedeutung des Studierendenservices und hat auf zentraler Verwaltungsebene einen auch räumlich übersichtlichen Bereich im Hauptgebäude eingerichtet. Sämtliche studentischen Interessen und Belange der Studierenden vom Studienkolleg über Zulassung, Immatrikulation und Prüfungen bis zum Auslandsamt und dem strategischen Referat Beratung: Studium - Stipendium - Karriere finden hier einen zentralen Anlaufpunkt. Der Studierendenservice einschließlich dem 2002 eröffneten "Express", bietet Studierenden, Bewerbern, Studieninteressierten sowie verstärkt auch Schülerinnen und Schülern Information und Orientierung sowie die wesentlichsten Dienstleistungen rund um das Studieren.

Zahlreiche organisatorische und verwaltungstechnische Veränderungen sowie u.a. verlängerte Sprechstunden wurden bereits im Zuge der Verwaltungsreform in den genannten Referaten entwickelt und vorgenommen.

Mit Wirkung vom 1.1.2003 wurde die Aufbauorganisation der Abteilung mit dem Ziel verändert, deutlichere Verantwortlichkeiten und übersichtliche Zuständigkeiten zu schaffen, sowie Ressourcen zu bündeln. Hierzu hat es erhebliche strukturelle Veränderungen gegeben: Abteilungsleitung - fünf Referatsleitungen und zur Zeit fünf Bereichsleitungen gewährleisten klare Kompetenzen und Informationswege. Ein Experte für Studien- und Prüfungsordnungen und Modularisierung ist direkt dem Ersten Vizepräsidenten und der Abteilungsleitung zugeordnet. Ein Beschwerdemanagement wurde direkt bei der Büroleitung der Abteilungsleitung etabliert.

Die beiden Zulassungsbereiche (deutsche und nichtdeutsche Studienbewerber) wurden in einem Referat zusammengefaßt. Mehrfachbearbeitungen in den beiden Zulassungsbereichen durch unterschiedliche Informations- und Kommunikationssysteme werden ausgeschlossen. Es wird künftig möglich sein, Bewerberdaten nach der Zulassung direkt weiterzubearbeiten. Doppelerhebungen werden überflüssig. Die Ablehnungs- und Nachrückverfahren sowie die Prüfung der Hochschulzugangsberechtigung wurden bereits optimiert. Eine erhebliche Zeitersparnis sowie die Straffung der Verwaltungsabläufe sind zu erwarten.

Das Referat Prüfungen wurde aufbauorganisatorisch vom alten Referat Studienangelegenheiten getrennt und erhält neue Teamstrukturen (im Aufbau) sowie einen Experten für sachgebietsübergreifende, schwierige Prüfungsangelegenheiten.

Die bisherige Zentralisierung hat sich bewährt und spiegelt die Erfahrungen anderer bundesdeutscher Hochschulen wider. Die Erkennbarkeit des Akademischen Auslandsamtes wurde insbesondere für internationale Studierende, Partner und Gremien herausgestellt.

Die Aufgaben des Referates Beratung: Studium - Stipendium - Karriere wurden erweitert. Die Studienberatung ist ein Bereich dieses Referates geworden; hinzugekommen sind neben der Stipendiatenberatung- und -betreuung der sog. Career Service. Der neue Zuschnitt bedeutet eine wichtige strategische Ausrichtung (Marketing, Veranstaltungsmanagement, Planung und Steuerung der gesamten Außendarstellung der Abt. I, Leitung des Express, etc.).

Mit der Einrichtung und dem Aufbau eines zentralen Querschnittsbereiches soll eine Optimierung sämtlicher Datenverarbeitungsaufgaben in der Abteilung I erreicht sowie eine bessere Sichtbarkeit für die anderen Abteilungen der TU Berlin gewährleistet werden. Die Einführung und Nutzung weiterentwickelter Informations- und Kommunikations-Programme sind sowohl im Immatrikulations- als auch im Prüfungsbereich in der Vorbereitung bzw. bereits abgeschlossen (s.u.).

Alle aufgeführten Maßnahmen und Veränderungen wurden gut angenommen und verstärken hoffentlich das positive Image der TU Berlin bei den relevanten Zielgruppen.

Der TU Berlin Studierendenservice-Express ist eine erste gemeinsame Anlaufstelle sämtlicher Arbeitsbereiche, die in der Abteilung I, Studierendenservice, zusammengefaßt sind. Der Express-Bereich befindet sich gut erkenn- und erreichbar im Foyer des Hauptgebäudes der TU Berlin. Ziel ist es, den Studierenden und Studieninteressenten Orientierung und Erstauskünfte zu Fragen rund um das Studium zu geben. Informiert wird insbesondere über Studienmöglichkeiten, Bewerbung und Immatrikulation und über Zuständigkeiten und Öffnungszeiten innerhalb der Zentralen Universitätsverwaltung und der Fakultäten. ‘Einfache‘ Anliegen werden zügig erledigt, der Service für Studierende wird verbessert. Der Betrieb wurde zum Beginn des Wintersemesters 02/03 aufgenommen. In den endgültigen Ausbau sind die Erfahrungen der Pilotphase eingegangen.

Basis der Auskünfte, die am Express-Tresen gegeben werden, bilden Informationsunterlagen (in schriftlicher Form und im Web) und ein neu entwickelter Satz von sieben Flyern, die in einheitlicher, übersichtlicher Form die Arbeitsbereiche der Abteilung und Studierendenservice-Express vorstellen.

Der neue Service wurde personalneutral realisiert, daher rekrutieren sich die Studierendenservice-Express-Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus den Beschäftigten der Abteilung I. Der Tresen "Zulassung und Immatrikulation" sowie der Check-In ist mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der jeweils zuständigen Bereiche besetzt.

Am allgemeinen Auskunftstresen informieren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der übrigen Bereiche.

Das Konzept wurde von einer Arbeitsgruppe aus Beschäftigten der Abteilung entwickelt.

Weitere Verbesserungen innerhalb der Abteilung I sollen durch ein farbiges Leitsystem, das sich auf die Ausschilderung (bislang erst provisorisch realisiert) und die Farben des Infomaterials erstreckt sowie durch sog. Selbstbedienungsterminals erreicht werden.

Hiermit sollen die Voraussetzungen geschaffen werden, in Zukunft bestimmte Verwaltungsvorgänge von den Studenten an Selbstbedienungsterminals eigenständig erledigen zu lassen.

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