Verwaltungsreform an der TU Berlin 

Eine Dokumentation der Veränderungsprozesse von 1998 bis 2002
von Wolfgang Bröker, Kanzler der TU Berlin, und Michael Wullert, Organisationsreferent

[TU Berlin]

Inhalt  |  Vorwort  |  Leitlinien  |  Zielsetzung & Konzeption  |  Umsetzung der Reformmaßnahmen  |  Zusammenfassung

4. Umsetzung der Reformmaßnahmen

 

4.3. Finanzen und Controlling

4.3.1 Controlling

Als zentrales Instrument des Qualitätsmanagements ist an der TU Berlin das Hochschulcontrolling bestehend aus strategischem und operativem Controlling aus der ehemaligen Stabsstelle "Planungsgruppe" im Mai 2001 eingerichtet worden. Diese Bereiche haben die Aufgaben:

  • Weiterentwicklung von Grundsätzen, Strukturen und Inhalten für die Hochschulverträge zwischen dem Land Berlin und der TU Berlin
  • Entwicklung und Weiterentwicklung der Grundsätze, Strukturen und Inhalte für die Zielvereinbarungen zwischen der Hochschulleitung und den Fakultäten
  • Überprüfung, Entwicklung und Fortschreibung eines umfassenden Katalogs von Indikatoren und Kennzahlen zur Leistungsbemessung und parametergestützten Mittelzuweisung
  • Entwicklung geeigneter Instrumente und Verfahren für Soll-/Ist-Vergleiche für die Leistungs- und Handlungsfelder der Fakultäten, Zentralen Einrichtungen und der Zentralen Universitätsverwaltung
  • Analyse von Schnittstellen der Fakultäten untereinander, der Fakultäten mit der Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) sowie der Abteilungen der Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) untereinander (sowie die Entwicklung von Problemlösungsvorschlägen)
  • Bewertung der Leistungen der Fakultäten und ZE`s (einschließlich deren Leistungsberichte wie z.B. Lehrberichte und Forschungsberichte)
  • Zusammenstellung einer computergestützten Datenbasis für die Managemententscheidungen
  • Überarbeitung bzw. Neuentwicklung von Instrumenten für die Ressourcensteuerung (z.B. leistungsabhängige Mittelverteilungsmodelle) gemeinsam mit dem Servicebereich Finanzen
  • Dokumentation der Leistungen und Erstellung von Berichten für die Leitung im Zuge der Rechenschaftspflicht der TU Berlin gegenüber dem Land Berlin
  • Zielvereinbarungsmanagement
  • Unterstützung der Fakultäten bei der Evaluation der Studiengänge sowie das Controlling der einzelnen Evaluationsmaßnahmen

 

4.3.2 Kosten- Leistungsrechnung (KLR)

Im September 2001 ist durch den Senator für Wissenschaft, Forschung und Kultur (SenWissKult) dem Abgeordnetenhaus der Bericht zum Stand der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung an den Berliner Hochschulen vorgelegt worden. Wesentliche Teile des Berichts sind unter der Federführung der TU Berlin zustande gekommen. In dem Bericht werden einheitliche Grundsätze der Kosten- und Leistungsrechnung beschrieben und als verbindliche Standards für alle Berliner Hochschulen festgelegt. So unter anderem auch der von der TU Berlin erarbeitete Kontenrahmen und die sog. AFA-Tabelle (Abschreibungen). Fragen zu periodengerechter Buchung, der Kuppelproduktion, der Abgrenzung zwischen leistungs- (betriebs-)bedingten und unternehmensbezogenen Vorgängen als kalkulatorische Abgrenzung und zum Umgang mit Wertdifferenzen sind Einzelmodule, die nicht allein von der TU Berlin entschieden werden können, da sie einer hochschuleinheitlichen Lösung bedürfen. Die von der TU Berlin erarbeiteten Vorschläge sind dazu noch nicht von SenWissKult aufgegriffen worden und noch nicht mit den anderen Hochschulen abgestimmt worden.

An der TU Berlin werden seit Beginn des Jahres 2002 sämtliche Zahlungen (Einnahmen und Ausgaben) aller Einrichtungen (Fakultäten, Zentraleinrichtungen und Zentrale Universitätsverwaltung) kontiert, also Kostenstellen und -arten zugeordnet. Die angesammelten Daten und Informationen werden im nächsten Jahr durch den Servicebereich Finanzen ausgewertet und zu einem Berichtswesen weiterentwickelt.

Ebenfalls zum Januar 2002 ist die Anlagenbuchhaltung nach einem nur drei Monate dauernden Probebetrieb in den Echtbetrieb übergeführt worden. Für die hochschuleinheitliche AFA (Abschreibungen) hat die TU Berlin die Geschäftsführung für alle Hochschulen übernommen. Gemeinsam mit der FU Berlin fand eine Abstimmung zu Verfahrensweisen z.B. hinsichtlich der Behandlung von Restwerten, Grundstücken und außerordentlichen Abschreibungen statt. Das Ergebnis wurde allen anderen Hochschulen zusammen mit der Bitte um Mitteilung von Aktualisierungswünschen zur AFA-Tabelle übersandt. Im September 2002 haben die Fakultäten, Zentraleinrichtungen und die Zentrale (ZUV) eine erste Auswertung der Anlagenbuchhaltung erhalten. Die Reaktionen darauf waren durchweg positiv. Im Jahr 2003 wird innerhalb der TU Berlin zu entscheiden sein, in welchem Umfang Umlagen in der Kostenrechnung eingeführt werden sollen.

Aufgrund des Erfahrungsaustauschs mit der TU München zur Kosten- und Leistungsrechnung war deutlich, dass eine erfolgreiche Einführung dieses Instrumentariums nur bei ausreichendem Verständnis in den Fakultäten möglich ist. So wurde daher mit dem Centrum für Hochschulentwicklung (CHE) eine Kommunikationsstrategie entwickelt, die im Jahre 2001 umgesetzt wurde. Kernstück war ein Workshop mit dem Präsidium der TU Berlin und den Dekanen. Darauf aufbauend wurden in jeder Fakultät Veranstaltungen zur Kosten- und Leistungsrechnung durchgeführt.

Bei den entsprechenden Arbeitstreffen konnten sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus den zentralen und dezentralen Bereichen über die Umsetzung, den Nutzen, die Folgen usw. der Kosten-Leistungsrechnung konkret informieren. Die Einführung rundete ein umfangreiches Schulungsprogramm ab, das von der Serviceeinheit Finanzen mit eigenen Kräften und know-how durchgeführt wurde.

Bei dem geschilderten Entwicklungsstand kann davon ausgegangen werden, dass eine optimale Grundlage für eine funktionsfähige Kosten- und Leistungsrechnung an der TU Berlin geschaffen worden ist.

 

4.3.3 Budgetierung

Seit 1999 wurden die jeweiligen Haushaltspläne und Bewirtschaftungsregelungen kontinuierlich in Richtung einer flächendeckenden Budgetierung weiter entwickelt.

Parallel dazu wurde ein neues Budgetmodell entwickelt, das verstärkt Lehr- und Forschungsleistungen berücksichtigt und die Kriterien der leistungsbezogenen Mittelverteilung aus den Hochschulverträgen mit dem Ziel aufgreift, ein durchgängiges System der Mittelverteilung bis zur Fachgebietsebene zu etablieren. In den aktuellen Haushaltsplänen sind die Budgets auch der Zentraleinrichtungen und der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) in eigenen Kapiteln dargestellt. Lediglich die Ausgaben, deren Zuordnung zu einzelnen Organisationseinheiten nicht möglich oder sinnvoll ist, wie z.B. für die Gebäudeunterhaltung und –Bewirtschaftung, die Versorgung etc. verbleiben in einem gesonderten Kapitel. Teile der Budgets der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) werden ab 2003 nach einem einheitlichen Modell ermittelt.

Dieses Modell berücksichtigt die Sachverhalte, die für alle Abteilungen gleich sind, also unabhängig von der individuellen Ausprägung oder Aufgabenstellung der einzelnen Abteilung (z.B. allgemeiner und IuK-Geschäftsbedarf, Kopierermieten, Softwarekosten, Bücher, Zeitschriften usw.). Für diese Sachverhalte erhält jede Abteilung einen einheitlichen Betrag pro Mitarbeiter/in.

Auf diesem Budgetteil der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) sowie auf die Budgets der Zentraleinrichtungen werden ab 2003 die Budgetregelungen des Budgetierungskonzepts der TU Berlin angewendet.

Insbesondere wegen der hohen zu erwirtschaftenden pauschalen Minderausgabe im Haushaltsjahr 2002, aber auch in 2003, wurde die Personalkostenbudgetierung noch nicht in vollem Umfang vollzogen. Die Personalkostenbudgetierung umfasst daher in den laufenden Haushaltsjahren nur eine kleine überschaubare Anzahl von Positionen des Personalkostenbudgets.

Mit Beginn des Haushaltsjahres 2003 werden zwei Fakultäten in Zusammenarbeit mit dem Servicebereich Finanzen und dem Controlling eine virtuelle Personalkostenbudgetierung durchführen und dabei die Entscheidungsabläufe und Bewirtschaftungsproblematiken simulieren. Möglicherweise kann aufgrund der Evaluationsergebnisse dieses Versuchs die Personalkostenbudgetierung für die Fakultäten in den folgenden Haushaltsjahren dann erweitert werden.

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