Verwaltungsreform an der TU Berlin 

Eine Dokumentation der Veränderungsprozesse von 1998 bis 2002
von Wolfgang Bröker, Kanzler der TU Berlin, und Michael Wullert, Organisationsreferent

[TU Berlin]

Inhalt  |  Vorwort  |  Leitlinien  |  Zielsetzung & Konzeption  |  Umsetzung der Reformmaßnahmen  |  Zusammenfassung

4. Umsetzung der Reformmaßnahmen

 

4.6. Informations- und Kommunikationstechnik (IuK)

Ausgangspunkt eines neuen Konzepts für den Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik war die Überlegung, dass künftig im Zentrum der gesamten Verwaltungs- und Kommunikationsstrukturen die Campuskarte steht. Die Campuskarte wird für die Studierenden als Studierendenausweis dienen und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Dienstausweis. Die TU Berlin-Campuskarte ist eine komplexe Chipkarte mit Bild, die für die Benutzer und die Beschäftigten den Zugang zu vielen Diensten online regeln wird.

Um die Campuskarte für die TU Berlin zu realisieren, wurde ein Forschungs- und Entwicklungsabkommen mit der Firma Motorola geschlossen und an der TU Berlin eine Arbeitsgruppe gebildet, die die diversen Funktionen der Karte entwickeln und vorbereiten sollte. Dieser Entwicklungsprozess dauerte mehrere Jahre und findet in diesem Jahr seinen vorläufigen Abschluss mit der Einführung der Campuskarte als Chipkarte für Studierende und Beschäftigte. Für die Projektdurchführung konnten insgesamt ca. 1,2 Mio Drittmittel eingeworben werden. Nach Einführung der Campuskarte ist geplant, die anderen Berliner Hochschulen und andere öffentlichen Einrichtungen in das Projekt mit einzubeziehen und Dienstleistungen der TU Berlin anzubieten.

Am Anfang dieser Entwicklung war für viele Beteiligte nicht transparent, welche grundlegenden Veränderungen in den zentralen Verwaltungs- und Dienstleistungsfunktionen mit der Einführung dieser Karte einhergehen würden. Insoweit brauchte es eines längeren Prozesses, um die zentrale Verwaltung, die Bibliothek und im Nachgang auch die Fakultäten davon zu überzeugen, dass hiermit eine neue Art Verwaltung entstehen würde, eine Verwaltung, in der alle herkömmlichen Verwaltungsprozesse eine Veränderung durchmachen würden. Das galt für alle Teile der Verwaltung, d. h. für die Studienverwaltung, die Personalverwaltung, die Finanzverwaltung und für die Verwaltung der Bauten und der Dienstleistungen.

Um diese Dienste integrationsfähig zu machen, musste zunächst das traditionelle Referat für EDV in eine übergreifende Einrichtung "Informations- und Kommunikationstechnik für die Universität" umgewandelt werden.

Diese Verwaltungseinheit hat die Aufgaben, Einführung von neuen Prozessen, Sicherstellung der Grundversorgung im Hardwarebereich und Betrieb der internen Netzstruktur. Gleichzeitig wurde vom Präsidenten ein Hochschullehrer zum Beauftragten für IuK-Technik ernannt.

Einher mit dieser Entwicklung ging das Projekt "Wotan II", das in einem mehrjährigen Planungs- und Durchführungsprozess ein Kommunikationsnetz für die gesamte TU Berlin eingerichtet hat.

Als nächstes wurde eine Entscheidung im Hinblick auf die diversen Softwareprojekte zur Neustrukturierung der Verwaltungsabläufe gefällt. Diese Grundentscheidung war: Es gibt kein zentrales Softwaresystem, sondern es gibt eine größere Anzahl von Inselsystemen, die miteinander durch Schnittstellen vernetzt werden. Die Zugangsweise zu allen Systemen ist die Campuskarte.

Zu diesen Systemen zählen:

Dazu kommen diverse kleinere Systeme, die hier außer Acht gelassen werden können.

Hispos
Hispos ist ein Prüfungsverwaltungssystem der HIS GmbH, das die Prüfungsordnungen der einzelnen Studienrichtungen verwaltet mit der Funktion, dass der Studierende sich u. a. zu den Prüfungen dezentral online anmelden kann, dass die Hochschullehrer ihre Noten dezentral in das System eintragen können. Die Studierenden haben dann die Möglichkeit online einen Überblick über ihren jeweiligen Prüfungsstand zu erhalten. Voraussetzung für die Einführung ist die Digitalisierung der Prüfungsordnungen, die Einführung der Chipkarte als Dienstausweis für die Eintragungsmöglichkeit der Dozenten und die Einführung der Chipkarte für die Studierenden, um die Online-Funktion herzustellen. Die Digitalisierung der Prüfungsordnungen ist zurzeit zu 30 % erfüllt.

Es wird mit der Einführung der Campuskarte möglich sein, mehrere Studienrichtungen online funktionsfähig zu machen.

Hissos und Hiszul (Zulassung, Rückmeldung u. ä.)
Hissos und Hiszul ermöglicht dem Studierenden, sich online zu immatrikulieren und rückzumelden. Voraussetzung hierfür ist ebenfalls die Campuskarte und die entsprechende Infrastruktur im Immatrikulations- und Prüfungsamt. Die Chipkarte wird im Wintersemester 2003/04 für alle Studierenden zentral eingeführt, im Sommersemester 2004 ist dann die Rückmeldung online möglich.

Zurzeit wird die Umstellung der Zulassung auch für die ausländischen Studierenden getestet. Es ist damit zu rechnen, dass auch hier die online Bewerbung schon zum Sommersemester 2004 möglich wird.

Misy
Mit dem Management-Informations-System MISY sollen der Hochschulleitung und dem Controlling relevante Daten und Kennzahlen an die Hand gegeben werden. Die Daten werden kontinuierlich und möglichst zeitnah aus den Basis-EDV-Systemen der Zentralen Universitätsverwaltung (LOGA Personaldaten), HIS MBS (Finanzdaten), HIS SOS/POS (Studierenden- und Prüfungsdaten) KLR (Kosten- und Leistungsrechnung) etc. sowie aus dem Leistungsdatenerfassungs-System LinF, mit dem Leistungen in Forschung und Lehre im Online-Verfahren in den Fachgebieten erhoben werden, zur Verfügung gestellt.

Diesen Daten werden Benchmarks aus dem HIS-Kennzahlen-Projekt der Berliner Universitäten bzw. des Ausstattungs-, Kosten- und Leistungsvergleichs der Hochschulen Berlins und der norddeutschen Bundesländer sowie der Ausstattungs- und Leistungserhebung des Bench-Marking-Clubs Technischer Universitäten gegenübergestellt.

LINF
"LinF" ist ein Servicesystem zur Erfassung von Leistungen in Forschung und Lehre, das im Online-Verfahren den Hochschullehrern und Hochschullehrerinnen sowie deren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen über eine sichere Internet-Verbindung eine komfortable Oberfläche zur Leistungsparametereingabe zur Verfügung stellt. Ergänzt wird dieses Datenbasis durch Informationen aus zentralen Quellen. Gleichzeitig wird die redundante Erhebung einzelner Parameter vermieden. Nachdem zum Jahreswechsel 2002/2003 eine überarbeitete, benutzerfreundlichere Version von LinF in Betrieb gestellt wurde, wird z. Zt. die Datenerhebung des Jahres 2002 abgeschlossen.

Die über das LinF-System erfassten Daten werden für eine zunehmende Zahl von Einsatzgebieten benötigt und verwendet, z.B. bei der Außendarstellung der TU Berlin, der Rechenschaftslegung gegenüber Politik und Gesellschaft sowie dem Bemühen, den notwendigen finanziellen Rahmen der Universität zu erhalten.

Einsatzgebiete der über LinF erfassten Daten:

  • Leistungsbezogene Verteilung der Sachmittel im Rahmen der Budgetierung der Fakultäten der TU Berlin
  • Leistungsbezogene Verteilung von Mitteln zwischen den drei Berliner Universitäten nach dem Mittelbemessungsmodell
  • Erstellung des Leistungsberichts zum Hochschulvertrag für den Berliner Senat und das Abgeordnetenhaus
  • Weitere Berichtspflichten wie z.B. Rechenschaftsbericht, Lehrbericht, Forschungsbericht, Umweltbericht etc.
  • Lieferung von ausgewählten Daten (z.B. Promotionen, Absolventen) an das Statistische Landesamt
  • Durchführung von Stärken-/Schwächenanalysen für die Zielvereinbarungen mit den Fakultäten
  • Darstellung aggregierter Daten im Management-Informations-System MISY
  • Darstellung von spezifischen Leistungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
  • Übermittlung ausgewählter Daten an die Universitätsbibliothek (Publikationen), an die Kommission für Forschung und wissenschaftlichen Nachwuchs (FNK) (Promotionen / Habilitationen) oder an das Referat für Außenbeziehungen (ABZ) (internationale Aktivitäten)
  • Bereitstellung von Daten für die Fakultäten für deren internen Gebrauch (z.B. Budgetierung)

KLR (Kosten-Leistungsrechnung)
Hier wird auf die Ausführungen in Kapitel 4.3 verwiesen.

LOGA (Personaldatensystem)
Hier ist in erster Linie auf die Darstellung in Kapitel 4.2 zu verweisen. Mit der Funktionalität des neuen Abrechnungssystems veränderte sich einerseits der Verwaltungsablauf der Personalverwaltung. Es kam zu einer Integration von Personalverwaltung und Buchhaltung. Die Abläufe in der Verwaltung konnten und können online durchgeführt werden und sind transparenter. Dabei wurde bei der Auswahl des Systems darauf geachtet, dass das System webfähig ist, d. h., mit der Einführung der Campuskarte ist es grundsätzlich möglich, dass der Kunde unter Einhaltung bestimmter Sicherheitsmerkmale Zugang zu seinen Daten online hat. Das kann anfangen mit der Lohn- und Gehaltsbescheinigung, mit den gesamten Bescheinigungen, die er braucht, aber auch mit dem Zugang zur Verwaltung, z. B. bei der Adressänderung u. ä. Diese Dienste werden mit der Realisierung der technischen Möglichkeiten unter Wahrung des Datenschutzes systematisiert, ausgebaut und basieren ebenfalls auf der Campuskarte. Dasselbe gilt analog für das Personalinformationssystem.

PersInf (Personalinformationssystem)
Hier gilt analog dasselbe wie LOGA. Hierbei werden sehr viele Querverbindungen zur Personalverwaltung, zur Kosten- und Leistungsrechnung, zu Linf u. ä. möglich sein.

Vorlesungsverzeichnis/Raumvergabe
Die TU Berlin hat seit mehr als 15 Jahren ein Datenverarbeitungssystem für die Aufstellung des Vorlesungsverzeichnisses und der zentralen Hörsaalvergabe. Wesentliche Punkte dieses Systems sind der Ausschluss von Überschneidungen der Lehrveranstaltungen - wegen der zentralen Servicefunktion von einigen Fakultäten auch über mehrere Studiengänge -, der Auschluss von Raumüberschneidungen und die wirtschaftliche Nutzung der Hörsaalkapazitäten. Aus diesem Grunde hatte die TU Berlin von Anfang an eine zentrale Hörsaalvergabe, die mit dem begrenzten Angebot an Hörsälen ein Maximum von Veranstaltungen sowie eine maximale Ausnutzung der Vorlesungszeiten von montags bis freitags und von 8.00 bis 19.00 Uhr garantiert.

Von daher hat die TU Berlin einen Anlauf gemacht, ein neues Vorlesungsverzeichnissystem einzuführen und hierfür eine Ausschreibung durchgeführt. Diese Ausschreibung war erfolgreich, die ausführende Softwarefirma erklärte aber nach mehr als anderthalb Jahren, dass sie doch nicht in der Lage sei, die Anforderungen der TU Berlin zu erfüllen. Dieses ist ein Beispiel dafür, dass bei der Einführung neuer Systeme - auch bei genauester Prüfung - Rückschläge möglich sind. Es wird geprüft, ob ein Verfahren der Firma HIS GmbH die komplexen Anforderungen der TU Berlin erfüllen kann.

Zentrales Adressverzeichnis
Das Adressverzeichnis hatte bei der Einführung Schwierigkeiten, weil zum Zeitpunkt des Projektbeginns noch zwei Personalsysteme betrieben werden mussten. Darüber hinaus musste die Schnittstelle zum neuen LOGA-System entwickelt werden. Inzwischen ist dies erfolgt, so dass nunmehr im Jahre 2003 das Adressverzeichnis im Netz zugänglich sein wird.

Facility-Management
Zu Beginn der Neustrukturierung der Abteilung Gebäude- und Dienstemanagement bestand die Idee, als verwaltungsmäßige Grundlage ein Facility-Management zu nehmen, das die Anforderungen einer komplexen Einrichtung, wie sie eine technische Universität darstellt, erfüllt. Nach der Sichtung mehrerer professioneller Systeme kam die TU Berlin zu dem Schluss, dass alle diese Systeme Anforderungen der Wirtschaft erfüllen, aber nicht die komplexen Anforderungen einer Universität mit einem Lehr- und Forschungsbetrieb. Deshalb wurde von der TU Berlin beschlossen, ein eigenes System mit Hilfe der Fakultät für Informatik entwickeln. Diese Entwicklung ist erfolgt, die Sollstruktur ist vorhanden und die Umsetzung in die Verwaltungsfunktionen erfolgt.

Die einzelnen Elemente des Systems sind:

  • Flächen- und Umzugsmanagement
  • Auftragsabwicklung
  • Reinigungsmanagement
  • Kabelmanagement
  • Instandhaltung und Wartung
  • Vertragsmanagement
  • Sicherheitsmanagement
  • Energiemanagement.

Um das Gesamtsystem erfolgreich zu installieren, benötigte die TU Berlin zur Abbildung eine digitalisierte Planerfassung aller Gebäude. Diese Planerfassung einschließlich der Neuvermessung einiger Gebäude wurde von einer universitätsinternen Arbeitsgruppe in Zusammenarbeit mit der Fakultät für Architektur durchgeführt. Nach dieser Digitalisierung können in diese Pläne alle Funktionalitäten aus dem Facility-Management-System eingetragen werden.

Nach der Datenerfassung ist die Serviceeinheit Gebäude- und Dienstemanagement zu raschen Aussagen fähig, welche Einrichtungen sie verwaltet, in welchem Zustand diese Einrichtungen sind, welche Anforderungen diese Einrichtungen haben und welcher Aufwand zu welchem Zeitpunkt betrieben werden muss, um die Einrichtungen in einem gebrauchsfähigen und den gesetzlichen Regelungen entsprechenden Zustand zu halten.

Die Nutzer der Einrichtungen, also die Fakultäten bzw. deren Angehörige, können ihre Anforderungen zielgerecht an die Verwaltung mittels der Campuskarte online tun. D. h., die traditionelle Störungsmeldung oder der Wunsch nach einer Schönheitsreparatur, auf Veränderung der Bausubstanz oder nach Räumen kann per E-Mail an die jeweilige Stelle gebracht werden, ohne dass der Kunde sich um Zuständigkeiten kümmern muss.

Gleichzeitig kann der Kunde durch die Erfassung aller Systeme (z. B. Türen, Fenster, Steckdosen, Fußbodenbeläge u. ä.) gezielt die Störung oder den Wunsch kenntlich machen. Mit der Eintragung ins System erfolgt eine Rückmeldung über den wahrscheinlichen Ablauf der Beseitigung der Störung oder des Veränderungswunsches. Gleichzeitig wird mitgeteilt, warum der eventuell jetzt nicht erfüllt werden kann, z. B. Geldmangel oder technische Schwierigkeiten o. ä. Das System wird so transparent sein, dass der Kunde auch erkennen kann, in welchem Erfüllungsstand die Bearbeitung ist, und die beauftragten Beschäftigten können unmittelbar nach Abschluss der Arbeiten dieses eintragen und so zurückmelden. Auch hier wird die Campuskarte eine zentrale Rolle in der Vernetzung des Systems spielen. Die einzelnen Teilbereiche sind in unterschiedlichem Erfüllungsstand. Es ist aber damit zu rechnen, dass wesentliche Teile schon im Jahre 2003 und der Gesamtabschluss in ca. zwei Jahren erfolgen kann.

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