Verwaltungsreform an der TU Berlin 

Eine Dokumentation der Veränderungsprozesse von 1998 bis 2002
von Wolfgang Bröker, Kanzler der TU Berlin, und Michael Wullert, Organisationsreferent

[TU Berlin]

Inhalt  |  Vorwort  |  Leitlinien  |  Zielsetzung & Konzeption  |  Umsetzung der Reformmaßnahmen  |  Zusammenfassung

3. Zielsetzung und Konzeption

1997 wurde zwischen dem Land Berlin und den Hochschulen des Landes der erste Hochschulvertrag abgeschlossen, dem sich in den Folgejahren entsprechende Ergänzungsverträge anschlossen. Aus diesem entscheidenden Fortschritt im Umgang des Landes mit seinen Hochschulen, ergab sich für die Technische Universität Berlin einerseits eine vom Land Berlin garantierte Finanz- und Planungssicherheit. Andererseits wurde die TU Berlin nun zur Erfüllung definierter Leistungsziele verpflichtet. Zu diesen Pflichten gehörten u.a. die Erstellung eines Strukturplans und Verwaltungsreformmaßnahmen, wie beispielsweise die Einführung einer Kosten- Leistungsrechnung.

Diese Ausgangssituation hat die TU Berlin als große Chance erkannt und eine strategische Zukunftsplanung entwickelt, die zwar auch den drastischen Haushaltsreduktionen Rechnung trägt, darüber hinaus aber im Zusammenhang mit der grundlegenden Strukturplanung eine parallel verlaufende Gesamtreform der Universität eingeleitet hat.

Gegenstand dieser umfassenden Reform waren und sind alle Aktivitäten und Strukturen der Universität:

  • Die Organisation und die Förderung der Forschung,
  • die Studiengänge und Studieninhalte,
  • die Mechanismen der Mittelverteilung innerhalb der Universität und
  • die Verwaltungsstrukturen der Universität.

Um strategiefähig werden zu können, entstand gleichzeitig die Notwendigkeit umfassende Kostensenkungs- und Rationalisierungsprogramme auf den Weg zu bringen. Ein 1998 verabschiedeter Strukturplan der Universität legte daher konsequent neben der Neugliederung der Fakultätsstruktur auch die finanziellen Eckpunkte der künftigen Universitätsentwicklung fest. Im Zusammenspiel mit dieser Strukturplanung wurden sowohl in den Wissenschaftsbereichen als auch im Verwaltungsapparat alle Rationalisierungspotentiale analysiert und eine qualitative Optimierung der Dienstleistungen angestrebt. Neben der Profilierung der TU Berlin in Forschung und Lehre, war ein weiterer Eckpunkt, dass die TU Berlin eine herausragende, schlanke Verwaltung besitzt, die sich ausgehend von ihren Kernkompetenzen durch eine klare Kundenorientierung und weitreichende Servicementalität auszeichnet.

Der Zentrale Bereich (bestehend aus Zentraler Universitätsverwaltung, Zentraleinrichtungen und Universitätsbibliothek) hatte 1998 über 900 Stellen zur Verfügung. Mit dem Strukturplan 1998 wurden die neuen Sollstrukturen für die wissenschaftlichen Bereiche und den Zentralen Bereich festgelegt. Danach sollten im Zentralen Bereich nur noch 830 Stellen zur Verfügung stehen. Diese Vorgabe wurde im Rahmen der Veränderungsprozesse "übererfüllt". Heute beträgt der Stellenbestand nur noch 779 (davon rd. 554 in der Zentralen Universitätsverwaltung) Positionen.

Neben dem hohen Stellenbestand waren die zentralen Dienstleistungen 1998 gekennzeichnet durch:

  • Prozesse mit z.T. langen Bearbeitungszeiten und Mehrfachbearbeitung
  • Intransparente und hierarchische Strukturen
  • Fehlende EDV-Unterstützung, Anreiz- und Führungssysteme
  • Interne Beziehungen, die von Unzufriedenheit, Mißtrauen, geringer Kommunikation und mangelnder Servicementalität geprägt waren
  • Lange Entscheidungswege, die häufig zu verzögerten Entscheidungen für strategisch wichtige Ziele führten

Zur umfassenden Einleitung der notwendigen Veränderungsprozesse wurde 1998 das Projekt "Dezentrale und zentrale Aufgabenwahrnehmung in der Verwaltung der neuen TU Berlin" zusammen mit der Unternehmensberatung A.T. Kearney begonnen.

Die fünf zentralen Zielsetzungen des Projektes waren:

  • Die Verwaltung funktioniert als Service für ihre Kunden
  • Die Verwaltung und ihre Entscheidungen sind transparent und schnell
  • Arbeitsplätze in der Verwaltung sind interessant und herausfordernd gestaltet
  • Die Umgestaltung der Verwaltung erfolgt sozialverträglich
  • Wirtschaftlichkeit prägt die Verwaltungsausstattung und das Verwaltungshandeln

In enger Zusammenarbeit zwischen Vertretern von A.T. Kearney, leitenden Mitarbeitern der TU Berlin und insbesondere Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der "Basis" sowie des Personalrats wurden die für Studium, Forschung und Lehre wichtigen Verwaltungsprozesse analysiert und auf die spezifischen Kundenanforderungen ausgerichtet. Ein intern gebildeter Umsetzungsausschuss begleitete über zwei Jahre die Umsetzung des erarbeiteten Konzepts.

In der Folge wird dargestellt werden, wie die Umsetzung dieses Konzepts die Verwaltung der TU Berlin tiefgreifend verändert hat.

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