Verwaltungsreform an der TU Berlin 

Eine Dokumentation der Veränderungsprozesse von 1998 bis 2002
von Wolfgang Bröker, Kanzler der TU Berlin, und Michael Wullert, Organisationsreferent

[TU Berlin]

Inhalt  |  Vorwort  |  Leitlinien  |  Zielsetzung & Konzeption  |  Umsetzung der Reformmaßnahmen  |  Zusammenfassung

5. Zusammenfassung

Die Vielzahl von Projekten hat eine völlige Neuorientierung der TU-Verwaltung bewirkt. Die Verwaltung begreift sich als Serviceangebot für ihre Kunden, die an vielen Punkte Anlaufstellen finden, an denen weitergeholfen wird. Dies geschieht auch, wenn die Stelle selbst nicht zuständig sein sollte. Dann wird den Kunden wenigstens der Weg durch die Verwaltung abgenommen. Umfangreiche Schulungsmaßnahmen haben dazu beigetragen, dieses neue Selbstverständnis zu schaffen und ein deutlich anderes, besseres Klima zu erzeugen.

Zu diesem Selbstverständnis gehören auch transparente Entscheidungen. Ausgehend von den Umgestaltungsprozessen und – in einigen Fällen – dem Kundenmonitoring, wird weiterhin versucht, Schwachstellen zu beseitigen und Transparenz und schnelle Entscheidungen für die Kunden herbeizuführen.

Das Gesamtprojekt und insbesondere die Einführung der Budgetierung haben dazu geführt, dass auf allen Ebenen stärker "wirtschaftlich" gedacht und gehandelt wird. Die Verschlechterung der Rahmenbedingungen zwingt die TU Berlin seit Jahren, ihr Handeln – speziell im Verwaltungsbereich – kritisch zu überprüfen. Dies hat die Reformprojekte eher behindert, weil damit der Eindruck entstehen konnte, dies diene lediglich großflächigem Abbau von Arbeitsplätzen.

Zwar haben die vielfältigen Projekte Anstöße zu Rationalisierung gegeben, dies führte jedoch zu einer sozialverträglichen Änderung, in dem erhebliche Mehranforderungen ohne Vergrößerung der Personalkapazitäten kompensiert werden konnten. Der wichtigste Punkt in diesem Zusammenhang ist jedoch, dass die Herangehensweise an die Umgestaltung von den Beschäftigten durch ihre Beiträge für die Projekte mitgestaltet werden konnte. Somit stieg die Akzeptanz für die Veränderungen erheblich.

Eine zentrale Rolle bei der Umgestaltung spielte auch die Dezentralisierung. Zunächst wurden alle zentralen Dienstleistungen hinterfragt und geprüft, ob eine dezentrale Aufgabenerledigung nicht sinnvoller und wirtschaftlicher wäre. Dies hat unmittelbar zu der Einrichtung und Gestaltung von Fakultätsverwaltungs-Serviceeinheiten geführt. Diese Service-Center verwalten eigenverantwortlich die dezentralen Budgets der Fakultäten und sind in die wesentlichen Arbeitsprozesse der Verwaltung (z.B. Einstellungen, Beschaffungen u.ä.) integriert. Überall dort, wo Größenvorteile oder Spezialwissen eine zentrale Bearbeitung wirtschaftlicher zulassen, werden zusätzliche Anstrengungen unternommen, um das Verwaltungshandeln so transparent zu gestalten, dass auch hier der Servicegedanke deutlich wird.

Viele der dargestellten Vorhaben sind abgeschlossen, einige sind noch in der Phase der Realisation. Der erreichte Zustand hat nicht nur viele Verbesserungen für die Kunden der Verwaltung deutlich werden lassen, auch die Beschäftigten profitieren von neuen Arbeitsstrukturen und –prozessen. Dennoch hat das Gesamtprojekt gezeigt, dass es sich hier um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess handelt: Ein erreichter Zustand wirft neue Fragen und Herausforderungen auf, denen sich die Universitätsleitung, die Leitungskräfte und die Beschäftigten jeweils neu stellen müssen. Insofern wird die Verwaltungsreform an der TU Berlin auch ein ständiger Prozess von Veränderung und – hoffentlich Verbesserung bleiben.

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