Mehr Transparenz bei den Finanzströmen

Zum Stand der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung Die TU Berlin führt wie die anderen Berliner Universitäten auch eine Kosten- und Leistungsrechnung ein. Damit trägt sie einem Beschluss des Abgeordnetenhauses bzw. dem Hochschulvertrag zwischen der TU Berlin und dem Land Berlin Rechnung.

Nur wer Leistung bringt, kann sich über mehr Geld freuen

Die TU Berlin hat sich entschlossen, einen möglichst "sanften" Weg bei der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung zu gehen, in dem die bereits vorhandenen Instrumente unseres Finanzwesens mit den Elementen des kaufmännischen Rechnungswesens verknüpft werden. Dies bedeutet, dass zunächst systematisch Kosteninformationen für alle Ebenen der Universität gesammelt und zur Verfügung gestellt werden. Des weiteren sollen die Fakultäten sowie die Zentrale Universitätsleitung (ZUV) alle Zahlungsvorgänge in einer Kostenstellenrechnung (wo entstehen Kosten) und einer Kostenartenrechnung (welche Kosten entstehen) verbuchen. Deshalb werden auch bestimmte Komponenten der klassischen Kosten- und Leistungsrechnung zunächst vernachlässigt (z.B. Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung).

INTERNE STEUERUNG UND VERTEILUNGSGERECHTIGKEIT

In einem ersten Schritt wurden im Rahmen unserer Strukturreformen dezentrale Verantwortungsstrukturen etabliert. In einem weiteren Schritt wurden die Budgetierungsregeln festgelegt. Jetzt werden diese Grobskizzen mit den Details (Arbeitsprozesse, Einführung von Kostenstellen- und Kostenartenrechnung etc.) mit Leben erfüllt.

Damit verfolgen wir das Ziel einer größeren Transparenz unserer Finanzströme. Da Budgets - intern und extern - künftig immer stärker aufgrund erbrachter Leistungen übertragen werden, ist es notwendig, stabile Daten zur Vergleichbarkeit, internen Steuerung und Verteilungsgerechtigkeit zur Verfügung zu haben. Dies betrifft sowohl die Universitätsleitung als auch die jeweilige Leitung einer Fakultät. Darüber hinaus werden derartige Daten auch für eine annähernde Leistungsbewertung und etwaige Investitionsentscheidungen erforderlich sein.

Was will die Universitätsleitung mit dem Instrument Kosten- und Leistungsrechnung erreichen? Vereinbarungen über Ressourcen können nur auf stabiler Datenbasis erfolgen. Deshalb ist es für den Abschluss von Zielvereinbarungen (bzw. Hochschulverträgen mit dem Land Berlin) von elementarer Bedeutung, sowohl die Kostenstrukturen analysieren als auch Aussagen über erbrachte Leistungen formulieren zu können. Damit entsteht sowohl intern als auch extern eine Art Wettbewerb, um Ressourcen für Verbesserungspotentiale zu erschließen.

Kosten- und Leistungsrechnung ist als Instrument im Gesamtkontext Budgetierung, Zielvereinbarungen, Controlling und Berichtswesen zu sehen: Die dezentrale Gesamtverantwortung der Fakultäten soll mit finanziellen Handlungsspielräumen entsprechend verbunden werden. Hierfür müssen geeignete Managementinstrumente schnell und handhabbar zur Verfügung stehen. Kosten- und Leistungsrechnung in der von uns beabsichtigten Form ist ein adäquates Instrument zur Verfolgung der Finanzströme von Ebene zu Ebene.

Allen Fakultäten werden Anordnungsbefugnisse übertragen. Dies bedeutet, dass definierte Personen eigen- und letztverantwortlich über den Einsatz der Mittel der Fakultät bestimmen. Die Kostenstellenrechnung wird (es handelt sich hier um einen Buchungsvorgang) abschließend mit den Fakultäten diskutiert und eingeführt. Parallel hierzu erfolgt die Einführung in der ZUV.

ERFAHRUNGSAUTAUSCH AUF ALLEN EBENEN

Ausgehend von den Erfahrungen in den Pilotbereichen (Fakultät III und Fachbereich 3) wird mit den Fakultäten die Einführung der Kostenartenrechnung diskutiert. Es geht hierbei um die Einführung eines Buchungsvorgangs. Anhand bestimmter Buchungsziffern wird weiter differenziert, welche Kosten im einzelnen in den Fakultäten verbucht werden.

Um den Fachbereichen/Fakultäten ein verbessertes Informationsangebot unterbreiten zu können, werden die Fakultäten im Finanzsystem (HIS MBS) bald ein Leserecht erhalten. Weitere Anwendungen, welche die tägliche Arbeit erleichtern (Ausdruck von Journalen, Auswertungen etc.) werden - hoffentlich - punktgenau zur Verfügung gestellt werden können. In einem weiteren Schritt wird - dies ist eine zentrale Aufgabe - die so genannte Anlagenbuchhaltung eingeführt (Abschreibung von Vermögensgegenständen).

Wolfgang Bröker

Endlich genau wissen, was man alles nicht ausgeben kann Das Kuratorium der TU Berlin hatte im Juli 2000 die Budgetierung für die TU Berlin beschlossen. Grundgedanke ist, dezentrale Entscheidungsstrukturen zu fördern und die Finanzkompetenz dort anzusiedeln, wo das Wissen über konkrete Zusammenhänge am größten ist, nämlich "vor Ort" in den Fakultäten. Die Motivation, Mittel sparsamer einzusetzen, soll durch den Anreiz, selbst entscheiden zu können, wie mit Einsparungen umgegangen wird, erhöht werden. Zum 1. April 2001 wird es ernst damit, denn dann werden die neuen Fakultäten konstituiert. Zum 1. Januar 2001 wurden für sie bereits die Globalhaushalte aufgestellt. Diese Globalsumme besteht aus drei unterschiedlich deckungsfähigen Teilbeträgen: Sachmittel für konsumtive Ausgaben, Personalmittel und Mittel für Investitionen. Die Personalmittel stehen derzeit im Probebetrieb zur Verfügung. Hier soll die Eigenverwaltung zum 1. Januar 2002 erfolgen. Alle Sach- und Personalmittel sind untereinander deckungsfähig. Sach- und Personalmittel können in Investitionsmittel umgewandelt werden, nicht aber umgekehrt. Wesentliches Teilelement in dem Gesamtkonzept Budgetierung, neben Zielvereinbarungen, Controlling, Leistungsberichten, ist die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Zur Einführung dieser neuen Art der "Buchhaltung" ist zusammen mit dem Centrum für Hochschulentwicklung (CHE) ein Kommunikationskonzept entwickelt worden, das seit Winter vergangenen Jahres kontinuierlich umgesetzt wird. Hierzu gehören u.a. Schulungsworkshops für Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter in den Fakultäten und in der zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), ebenso aber auch Fortbildungsveranstaltungen für die Dekane und die Fachbereichsverwaltungsleiter.

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