Die TU Berlin war nicht untätig

Wie durch die Verwaltungsreform seit 1998 die Uni "verschlankt" wurde

Immer gut besucht: der neu eröffnete Studierendenservice-Express im Hauptgebäude der TU Berlin

Bereits seit Anfang der Neunzigerjahre verzichtet die TU Berlin auf mehrere Hundert Stellen. Doch zur "Verschlankung" der Verwaltung ist 1998 außerdem ein aufwändiger Reformprozess in Gang gesetzt worden, der tiefgreifende Veränderungen für die Universitätsverwaltung mit sich gebracht hat. Zukunftsorientiert, effizient und kundenfreundlich, so sollte die Zentrale Universitätsverwaltung am Ende dieses Prozesses dastehen. Zusammen mit der Unternehmensberatung A. T. Kearney wurden Verwaltungsprozesse analysiert und auf spezifische Kundenanforderungen ausgerichtet. Herausgekommen sind in nahezu allen Bereichen neue Verwaltungsstrukturen mit flachen Hierarchien.

Fast 90 Prozent der leitenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mussten sich auf neue Positionen bewerben. Alle leitenden beziehungsweise herausragenden Funktionen werden heute nur noch mit qualifizierten Bewerberinnen und Bewerbern besetzt, die ein aufwändiges, strukturiertes Auswahlverfahren durchlaufen haben. Fast 50 Prozent beträgt inzwischen der Frauenanteil bei den leitenden Funktionen. Von 699 Stellen in diesem Bereich gab es Ende 2002 noch 554. Dennoch hat das Dienstleistungsvolumen deutlich zugenommen, wie aus einem entsprechenden Bericht des TU-Kanzlers Wolfgang Bröker hervorgeht. Zahlreiche neue IT-Verfahren wurden eingeführt, zur Optimierung einzelner Verwaltungsprozesse wurde Ende 2003 mit der Einführung der multifunktionalen Chipkarte (Campuskarte) als Dienst- und Studierendenausweis begonnen. Damit können Dienstleistungen der Verwaltung über das Internet abgerufen, bearbeitet und genutzt werden.

Aus den 1997 abgeschlossenen Hochschulverträgen und verschiedenen nachfolgenden Ergänzungsverträgen ergaben sich auf der einen Seite eine vom Land garantierte Finanz- und Planungssicherheit, jedoch auch die Verpflichtung zur Erfüllung bestimmter Leistungsziele. Dazu gehört die Erstellung eines Strukturplanes, die sich in der Neugliederung der Fakultätsstruktur niederschlug - von 15 Fachbereichen auf acht Fakultäten. In der Verwaltung und den Zentraleinrichtungen wurden die Stellen von 900 auf 779 reduziert, 830 waren ursprünglich anvisiert. Ein intern gebildeter Ausschuss begleitete über zwei Jahre die Umsetzung der Verbesserungskonzepte, die bei der Analyse der Abläufe und Prozesse entwickelt wurden.

Modernste Technik in der hauseigenen Druckerei der Uni

Studierendenservice
Im Hauptgebäude entstand ein zentraler Bereich, in dem sämtliche studentischen Belange vom Studienkolleg über Zulassung, Immatrikulation und Prüfungen bis zum Auslandsamt sowie Beratungen zu Studium, Stipendium und Karriere erledigt werden können. Anfang 2003 wurde der Studierendenservice "Express" eingerichtet. Neben Studierenden soll damit vor allem auch Studieninteressierten sowie verstärkt auch Schülerinnen und Schülern eine erste Orientierung geboten werden.

Personalteams
Das Personal verschiedener Bereiche in der Personalabteilung wurde zusammengeführt und in Personalteams organisiert, die nun jeweils für alle Belange einer oder zweier Fakultäten zuständig sind. Sie bearbeiten jetzt zentral und effizient sowohl Lohn- und Gehaltsangelegenheiten als auch Einstellungen und andere Bereiche. Ein Personalentwickler für die Aus-, Fort- und Weiterbildung koordiniert außerdem die Maßnahmen zum Personalmanagement, zum Beispiel Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche oder die Entwicklung von Leistungsanreizen.

Controlling
Aus der ehemaligen Stabsstelle "Planungsgruppe" wurde als zentrales Instrument des Qualitätsmanagements das Hochschulcontrolling eingerichtet. Dort werden zum Beispiel Inhalte und Grundsätze zur Weiterentwicklung der Hochschulverträge zwischen dem Land Berlin und der TU Berlin erarbeitet. Ebenso Kennzahlen zur Leistungsbemessung für die Zuweisung der Mittel und vieles andere.

Kosten-Leistungs-Rechnung
Seit Anfang 2002 werden an der TU Berlin sämtliche Zahlungen, also Einnahmen und Ausgaben, kontiert. Das heißt, sie werden Kostenstellen und -arten zugeordnet. Die angesammelten Daten und Informationen werden durch den Servicebereich Finanzen ausgewertet und zu einem Berichtswesen weiterentwickelt. Für die hochschuleinheitlichen Abschreibungen (AFA) hat die TU Berlin die Geschäftsführung für alle Hochschulen übernommen.

Gebäude- und Dienstemanagement
Das Fotostudio wurde aus Wirtschaftlichkeitsgründen aufgelöst, das Audiovisuelle Zentrum (AVZ) und die Poststelle wurden verschlankt, die Druckerei modernisiert, ein zentraler Einkauf organisiert.

Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz
Die Entwicklung eines Arbeits- und Umweltschutzmanagementsystems ist bereits sehr weit vorangeschritten. Inzwischen wurden sowohl ein Handbuch als auch eine leicht handhabbare Broschüre vorgelegt.

Information und Kommunikation
Um alle Prozesse, die später für die zentrale Handhabung der Campuskarte wichtig werden, zentral zu vernetzen, wurde die Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik aus der ehemaligen EDV entwickelt. Sie ist damit beschäftigt, viele verschiedene Dienste wie Raumvergabe, die Erfassung von Leistungen in der Lehre oder Zulassung und Rückmeldung integrationsfähig zu machen. Alles in allem läuft damit ein Gesamtprojekt, das schon eine große Verschlankung gezeitigt hat und für eine weitere Verbesserung der Abläufe und Strukturen steht.

tui