Dienst nach Vorschrift - ein Relikt aus alten Zeiten
Vor zwei Jahren wurde die Personalverwaltung reformiert - eine
Zwischenbilanz
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| Das ZUV-Personalteam: Kerstin
Toepfer, Ingeborg Schulz, Annelie Busch, Sabine Schön,
Simone Benkert, Claudia Heinemann, Heike Bismark (v.l.) |
Jeden Morgen, bevor die Frauen vom Personalteam 6 ihr Büro
betreten, fallen ihre Blicke auf dynamische Jungs mit schwarzer
Sonnenbrille und offenem Jackett, auf Männer, wie man sie aus
der Werbung kennt. Gewinner-Typen eben. Rechts unten in der Ecke
des Bildes steht: "Let's go to work."
Die Karte an der Tür ist keine Gemeinheit des Chefs, die Postkarte
haben sich die Frauen aus freien Stücken an die rote Bürotür
gepinnt. "Es gab keine Karte mit Frauen", aber die Dynamik
der Männer sei schon ihre Sache, sagt Kerstin Toepfer.
Die blonde Frau gehört zum Personalteam 6, zuständig
für die Beschäftigten der Zentralen
Universitätsverwaltung und der Universitätsbibliothek
in allen Personalfragen, ob Geburt oder Tod, Einstellung oder Kündigung.
Das Team 6 ist eines von sieben, die vor zwei Jahren gebildet wurden,
um einer behäbigen Personalverwaltung auf die Sprünge
zu helfen. Das Ergebnis der Reform: Begeisterung allenthalben.
Susanne Tietz vom Personalteam 7 sagt, es sei das Beste, was man
machen konnte. Die Regelung, ein Team für eine oder zwei Fakultäten,
die das unsägliche Buchstabensystem beerdigte, erlaube eine
optimale und effiziente Kundenbetreuung. Jürgen Negele vom
Personalteam 5 meint: "Die neue Struktur hat zu weniger Beschwerden
geführt. Das ist ja auch schon was."
Eine der wichtigsten Errungenschaften sei, dass die Buchhaltung
in die Teams eingegliedert wurde und "nicht mehr fernab im
8. Stock sitzt", sagt Claudia Heinemann, ebenfalls vom Team
6. Die Trennung von Personalabteilung und Buchhaltung habe zu viel
Unmut geführt. Von der Personalverwaltung genervte Professoren,
Wissenschaftliche Mitarbeiter und Studenten aber soll es nicht mehr
geben. Das ist das Ziel von Personalteam-Struktur und Leitbild (s.
u.).
Kerstin Toepfer jedenfalls hat das Gefühl, dass man sich diesem
Ziel nähere. Durch die neue Struktur sei die Verwaltungsarbeit
einheitlicher geworden. "Wenn früher bei einem die Bearbeitung
des Kindergeldantrages eine Woche dauerte, bei einem anderen aus
dem gleichen Institut einen Monat, weil dessen Sachbearbeiter gerade
Urlaub hatte, dann war das nicht zu vermitteln", erzählt
sie. Dies sei vorbei. Auch wenn im Team jeder bestimmte Aufgaben
habe, für Fragen und Probleme der Angestellten sei erst einmal
jeder zuständig. Dienst nach Vorschrift - ein Relikt aus uralten
Zeiten also.
Sabine Klemmt von der UB, eine "Kundin" des Teams 6,
empfindet die neue Struktur als Verbesserung. Sie sei eine "sehr
pragmatische Form, mit Verwaltungsfragen umzugehen". Vor allem
habe die Personalverwaltung "ein Gesicht" bekommen, meint
Barbara Hoff von der Fakultät VII. Wenn das nicht eine Herausforderung
ist!
Sybille Nitsche
Schnell, effizient und kundenorientiert
- Das Leitbild der Personalabteilung
Ein Leitbild will Orientierung geben, Profil zeigen und Wege
in die Zukunft weisen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen
sich zusammen mit ihren Führungskräften damit motivieren,
Identität aufbauen und das Leitbild im Dienste ihrer
universitären Kunden umsetzen. Eine neunköpfige
Arbeitsgruppe aus allen Hierarchieebenen der Abteilung führte
seit Anfang des Jahres eine Bestandsaufnahme durch. "Was
machen wir, welche Serviceleistungen erbringen wir darüber
hinaus, und wie erbringen wir diese Leistungen?" Daran
knüpfte sich die Frage "Wie wollen wir miteinander
und mit unseren Kunden umgehen?". Mit "Kopfstandmethode",
Metaplantechnik und anderen Hilfsmitteln entstand schließlich
ein Leitbild, in dem Kundenzufriedenheit einerseits und Arbeitsklima
andererseits Priorität eingeräumt wird. Aufgaben:
Betreuung der Beschäftigten der TU Berlin in Personalangelegenheiten
von Stellenwirtschaft über Vertragsabschluss und weitere
Serviceleistungen. Sie sollen die Wissenschaftsbereiche partnerschaftlich
beim Erbringen von Höchstleistungen in Forschung und
Lehre kompetent und umfassend unterstützen.
Um dieses Ziel zu erreichen, hat sich die Abteilung selbst
klare Leitlinien gegeben. Dazu gehört es, den Kunden
hilfsbereit, freundlich und flexibel gegenüberzutreten,
die Wünsche schnell, effizient und umfassend zu erfüllen
oder als Ansprechpartner bei Problemen auch durch die Nutzung
moderner Kommunikationsmittel gut erreichbar zu sein. Ein
gutes Arbeitsklima, geprägt von Wertschätzung und
gegenseitigem Vertrauen, ist da natürlich auch unabdingbar.
Es entsteht, so die Leitlinien, aus respektvollem und fairem
Umgang, gegenseitiger Unterstützung und konstruktiver
Konfliktlösung. Führungskräfte sind zusätzlich
aufgefordert, Arbeitsbelastungen gerecht zu verteilen, eigenverantwortliches
Handeln zu stärken, Leistung anzuerkennen oder moderne
Führungsinstrumente wie Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche
und ein Führungskräftefeedback zu nutzen. Personalentwickler
Lutz Münter: "Wir verstehen dieses Leitbild als
Selbstverpflichtung gegenüber unseren Kunden und in unserer
internen Zusammenarbeit."
Das vollständige Leitbild ist im Internet nachzulesen.
www.tu-berlin.de/univerz/uvn/verw/AbtII.htm
tui
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