Budgetierung an der Technischen Universität Berlin

7. Prinzipien und Optionen der Budgetierung für die Hochschulverwaltung und Zentrale Einrichtungen

Die Grundsätze der zielorientierten Steuerung durch Anreize und Sanktionen sowie der Realisierung von Effizienz und Effektivität durch dezentrale Ressourcen- und Entscheidungsverantwortung gelten nicht nur im Verhältnis Hochschulleitung-Fakultäten, sondern auch in der Relation der Hochschulleitung zur Verwaltung und zu Zentralen Einrichtungen (letztere soweit diese Serviceleistungen anbieten) sowie innerhalb der Hochschulverwaltung.

Der Schwerpunkt im vorliegenden Papier liegt auf den Regelungen für die Fakultäten. Im folgenden wird aber auch kurz darauf eingegangen, welche Besonderheiten und Spezifika mit der Budgetierung im Verwaltungsbereich verbunden sind. Alle Gestaltungsvorschläge sollen direkt für die Umsetzung an der TU Berlin gemacht werden.

1. Die Priorisierung der Mittelvergabe- und Steuerungsverfahren ist im Verwaltungsbereich umgekehrt zu den Aussagen in bezug auf die Fakultäten: Zielvereinbarungen sind für die Verwaltung obligatorisch und das primäre Steuerungsinstrument. Finanzierungsformeln sind hingegen eher Planungs- und Kontrollinstrumente, mit denen die vereinbarten Zielwerte fundiert werden können bzw. eine Abweichungsanalyse bei Zielverfehlungen vorgenommen werden kann.

2. Die budgetierten (Verwaltungs-) Einheiten sind:
   • Zentrales Servicecenter,
   • Zentraleinrichtungen und
   • Fakultätsservicecenter.

   Zumindest innerhalb des Zentralen Servicecenters werden mit den Serviceeinheiten studentische und akademische Angelegenheiten, Personal/Finanzen, Gebäudemanagement und besondere Dienstleistungen analoge Zielvereinbarungen geschlossen, die in der Gesamtsumme ihrer Einzelvereinbarungen den Kontrakt zwischen Präsidium und Zentraler Serviceeinheit abbilden. Grundsätzlich sind derartige Vereinbarungen auch mit den nächst unteren Ebenen möglich und sinnvoll. Bis zu welcher Ebene man geht, muß im Einzelfall festgelegt werden (Beispiel Referat oder gar Arbeitsgruppe als kleinste zu budgetierende Einheit je nach Vorliegen eines eigenständigen und eigenverantwortlichen Arbeitsbereichs mit finanzieller Verfügungsmasse).

3. Die Verwaltungskontrakte für die budgetierten Verwaltungseinheiten sollten folgendermaßen aufgebaut sein und die folgenden Inhalte aufweisen:
   • Ausrichtung und Umfeld der Organisationseinheit:
     • Beschreibung der Ziele (lang- , mittel- und kurzfristig) und Definition der von der Verwaltungseinheit bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen;
     • Beschreibung der Schwerpunktziele des Kontraktjahres;
     • Darstellung der Rahmenbedingungen.

   • Operationalisierungen und ergebnisbezogene Zielwerte der Kontraktperiode:
     • Darstellung der Meßkonzepte zur Operationalisierung der vereinbarten Ziele (Meßgrößen/Kennzahlen zur Bestimmung der Qualitäten und Quantitäten der Produkte/Dienstleistungen/Outputs);
     • Benennung der vereinbarten Zielwerte im Hinblick auf die Outputs.

   • Beschreibung und Optimierungsziele der Verwaltungsprozesse:
     • Darstellung der Verwaltungskernprozesse;
     • Vereinbarung von Optimierungszielen (quantifizierte Optimierungsansätze, Prozeßqualität).

   • Ressourcenübersicht:
     • Zusage einer bestimmten, frei verwendbaren Ressourcenausstattung, die zur Erreichung der Ergebnisziele und bei Erfüllung der Prozeßoptimierungsziele notwendig ist;
     • Darstellung der budgetären Verhandlungsspielräume (welche Teile der Ressourcen sind durch die dezentralen Entscheidungsträger überhaupt beeinflußbar und welche sind - zumindest kurz- bis mittelfristig - völlig inflexibel?), um die Zielvereinbarungen dadurch zu fundieren (man kann keine Outputsteigerungen vereinbaren, wenn der Entscheidungsträger gar nicht die Möglichkeit dazu hat) und um das Potential für flexible Mittelvergabe in der nächsten Periode zu identifizieren;
     • Darstellung der Konzepte zur Erhöhung des Anteils an beeinflußbaren Ressourcen (z.B. durch interne Verrechnungspreise).

   • Rechenschaftslegung und Berichtswesen:
     • Festlegung der Berichtspflichten der dezentralen Budgetverantwortlichen;
     • Definition der Berichtsintervalle.

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