7. Prinzipien und Optionen der Budgetierung für die Hochschulverwaltung
und Zentrale Einrichtungen
Die Grundsätze der zielorientierten Steuerung durch Anreize
und Sanktionen sowie der Realisierung von Effizienz und Effektivität
durch dezentrale Ressourcen- und Entscheidungsverantwortung gelten
nicht nur im Verhältnis Hochschulleitung-Fakultäten,
sondern auch in der Relation der Hochschulleitung zur Verwaltung
und zu Zentralen Einrichtungen (letztere soweit diese Serviceleistungen
anbieten) sowie innerhalb der Hochschulverwaltung.
Der Schwerpunkt im vorliegenden Papier liegt auf den Regelungen
für die Fakultäten. Im folgenden wird aber auch kurz
darauf eingegangen, welche Besonderheiten und Spezifika mit der
Budgetierung im Verwaltungsbereich verbunden sind. Alle Gestaltungsvorschläge
sollen direkt für die Umsetzung an der TU Berlin gemacht
werden.
- Die Priorisierung der Mittelvergabe- und Steuerungsverfahren
ist im Verwaltungsbereich umgekehrt zu den Aussagen in bezug auf
die Fakultäten: Zielvereinbarungen sind für die Verwaltung
obligatorisch und das primäre Steuerungsinstrument. Finanzierungsformeln
sind hingegen eher Planungs- und Kontrollinstrumente, mit denen
die vereinbarten Zielwerte fundiert werden können bzw. eine
Abweichungsanalyse bei Zielverfehlungen vorgenommen werden kann.
- Die budgetierten (Verwaltungs-) Einheiten sind:
- Zentrales Servicecenter,
- Zentraleinrichtungen und
- Fakultätsservicecenter.
Zumindest innerhalb des Zentralen Servicecenters werden mit den
Serviceeinheiten studentische und akademische Angelegenheiten,
Personal/Finanzen, Gebäudemanagement und besondere Dienstleistungen
analoge Zielvereinbarungen geschlossen, die in der Gesamtsumme
ihrer Einzelvereinbarungen den Kontrakt zwischen Präsidium
und Zentraler Serviceeinheit abbilden. Grundsätzlich sind
derartige Vereinbarungen auch mit den nächst unteren Ebenen
möglich und sinnvoll. Bis zu welcher Ebene man geht, muß
im Einzelfall festgelegt werden (Beispiel Referat oder gar Arbeitsgruppe
als kleinste zu budgetierende Einheit je nach Vorliegen eines
eigenständigen und eigenverantwortlichen Arbeitsbereichs
mit finanzieller Verfügungsmasse).
- Die Verwaltungskontrakte für die budgetierten Verwaltungseinheiten
sollten folgendermaßen aufgebaut sein und die folgenden
Inhalte aufweisen:
- Ausrichtung und Umfeld der Organisationseinheit:
- Beschreibung der Ziele (lang- , mittel- und kurzfristig) und
Definition der von der Verwaltungseinheit bereitgestellten Produkte
und Dienstleistungen;
- Beschreibung der Schwerpunktziele des Kontraktjahres;
- Darstellung der Rahmenbedingungen.
- Operationalisierungen und ergebnisbezogene Zielwerte der
Kontraktperiode:
- Darstellung der Meßkonzepte zur Operationalisierung
der vereinbarten Ziele (Meßgrößen/Kennzahlen
zur Bestimmung der Qualitäten und Quantitäten der Produkte/Dienstleistungen/Outputs);
- Benennung der vereinbarten Zielwerte im Hinblick auf die Outputs.
- Beschreibung und Optimierungsziele der Verwaltungsprozesse:
- Darstellung der Verwaltungskernprozesse;
- Vereinbarung von Optimierungszielen (quantifizierte Optimierungsansätze,
Prozeßqualität).
- Ressourcenübersicht:
- Zusage einer bestimmten, frei verwendbaren Ressourcenausstattung,
die zur Erreichung der Ergebnisziele und bei Erfüllung der
Prozeßoptimierungsziele notwendig ist;
- Darstellung der budgetären Verhandlungsspielräume
(welche Teile der Ressourcen sind durch die dezentralen Entscheidungsträger
überhaupt beeinflußbar und welche sind - zumindest
kurz- bis mittelfristig - völlig inflexibel?), um die Zielvereinbarungen
dadurch zu fundieren (man kann keine Outputsteigerungen vereinbaren,
wenn der Entscheidungsträger gar nicht die Möglichkeit
dazu hat) und um das Potential für flexible Mittelvergabe
in der nächsten Periode zu identifizieren;
- Darstellung der Konzepte zur Erhöhung des Anteils an
beeinflußbaren Ressourcen (z.B. durch interne Verrechnungspreise).
- Rechenschaftslegung und Berichtswesen:
- Festlegung der Berichtspflichten der dezentralen Budgetverantwortlichen;
- Definition der Berichtsintervalle.
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