Personalbetreuung:

Mehr Transparenz, Service und Beratung im Team

Die TU Berlin mausert sich im Zuge ihrer Reformen auch zum Dienstleister gegenüber ihren eigenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Statt anonymer Aktenbearbeitung sind künftig persönlicher Kontakt und Service angesagt. Ein erstes Personalteam macht vor, wie es geht.

Pioniere: Das Personalteam für die Fachbereiche Elektrotechnik und Informatik

Sie sind die Pioniere. Im Personalteam für die Fachbereiche Elektrotechnik und Informatik wird bereits vorexerziert, was an der gesamten TU Berlin auf dem Plan steht: neue Organisationsstrukturen in den Abteilungen - und Teamarbeit. Personalstelle und Buchhaltung bearbeiten seit Sommer 1999 ihre "Fälle" nicht mehr alphabetisch in verschiedenen Abteilungen für die gesamte TU Berlin. Stattdessen kümmern sich die fünf Mitarbeiterinnen im neuen Personalteam ausschließlich um zwei Fachbereiche, unabhängig von willkürlichen Anfangsbuchstaben der Beschäftigten.

Die Arbeit ist zwar die gleiche geblieben, doch geändert hat sich dadurch trotzdem einiges: "Die Zahl unserer Ansprechpartner hat sich reduziert, dadurch sind die Kontakte enger", erläutern die Kolleginnen vom Personalteam. Waren früher die Anlaufstellen für Personal und Buchhaltung auf zwei Stockwerke verteilt, können nun alle Belange am gleichen Ort erledigt werden. Auch Sprechzeiten gibt es keine mehr. Wer ein Anliegen hat, kommt nach vorheriger telefonischer Anmeldung einfach während der üblichen Bürozeiten vorbei.

Die Vorteile liegen auf der Hand: "Da wir die Mitarbeiter in den Sekretariaten der Fachbereiche nun besser kennen, klappt die Zusammenarbeit meist reibungsloser", so die Team-Mitarbeiterinnen. Berührungsängste seien gefallen und man habe mehr Verständnis für die Tätigkeiten der Kolleginnen und Kollegen. Zugleich sind aber auch die Herausforderungen gewachsen: Die Beschäftigten und Beschäftigungsstellen erwarten nun auch mehr Engagement, mehr Service und mehr Beratung. Doch das Feedback stärke auch die Motivation, berichten die Teamkolleginnen.

Das Pilotprojekt bewährt sich offensichtlich, doch der Weg zur Teambildung sei dornig gewesen, berichten die Kolleginnen: Von der Arbeitsliteratur über Materialien bis hin zu Büromöbeln musste vieles mühselig eingefordert werden. "Wir wurden nicht in ein Musterbüro gesetzt", betonen die fünf Frauen. Es habe sowohl Begehrlichkeiten als auch Unterstützung von anderen Kollegen gegeben.

Ein halbes Jahr lang besuchte das Team regelmäßig ein Seminar. Dort wurden Kommunikation und Selbsteinschätzung trainiert. Mit ihren Erfahrungen sind die Kolleginnen für künftige Teambildungen nun prädestinierte Ansprechpartnerinnen.

lk

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