Verwaltungsreform: Am Anfang war Beratung

Im Frühjahr 1998 hatte die Unternehmensberatung A.T. Kearney den Auftrag erhalten, für die TU Berlin ein umsetzungsfähiges Konzept zu erstellen, das die Verwaltung in den nächsten Jahren auf die neuen Anforderungen ausrichtet. Die externen Moderatoren blicken nach über zwei Jahren auf die Anfänge des Reformprozesses zurück.

Die Gestaltung der neuen TU Berlin war für uns eine vertraute und eine besondere Herausforderung zugleich: Wie befähigt man eine weltweit anerkannte Forschungs- und Lehrinstitution dazu, dass auch ihre Verwaltung als kundenorientierter Dienstleister für Forschung, Lehre und Studierende eine Spitzenstellung unter den Universitäten einnimmt? Um diese Position zu erreichen, musste sich die Universitätsverwaltung so, wie sie sich zu Beginn von 1998 darstellte, grundlegend wandeln.

Doch wie bringt man konkret Wandel in eine Verwaltung, deren Spielraum durch Tarifverträge, kameralistische Haushaltsführung, drohende Haushaltskürzungen und fehlende zeitgemäße Informations-Technologie-Unterstützung begrenzt ist? In einem ersten Schritt war es notwendig, erst einmal das Bewusstsein bei den Beteiligten zu schaffen, dass ein dramatischer Wandel in der gesamten Verwaltung wirklich erforderlich ist.

In einem zweiten Schritt wurden zur Erarbeitung der notwendigen Maßnahmen vier Prozessteams gebildet (Studierende, Personal, Finanzen, Bau), die sich aus Vertretern von Zentraler Universitätsverwaltung, Vertretern der dezentralen Fachbereiche, Personalvertretung und Frauenbeauftragter zusammensetzten. Alle Beteiligungsberechtigten waren somit von Beginn an in den Diskussionsprozess von Analyse- und Konzeptionsphase einbezogen. Konflikte konnten so frühzeitig identifiziert und ausgetragen werden. Die besondere Aufgabe von A.T. Kearney war es dabei, die Arbeit der Prozessteams als neutrale externe Partei mit Beispielen aus anderen Verwaltungen anzustoßen, die Sitzungen zu moderieren, Ergebnisse zu strukturieren und kritisch zu bewerten sowie die Prozessteam übergreifenden Fragestellungen zu bearbeiten.

Nach drei Monaten intensiver Arbeit und einigen kontroversen Punkten wurden die vorgeschlagenen Maßnahmen zu 90 % im Konsens verabschiedet. Darunter: die Einführung von fakultätsbezogenen Personalteams, die Dezentralisierung der Rechnungsprüfung sowie der Einkaufsaktivitäten in die Fachbereiche/Fakultäten, der Aufbau einer Controllingeinheit, die Einführung eines Facility Management oder der Aufbau eines Studien-Service-Center.

A.T. Kearney unterstützt auch heute noch die Ergebnisumsetzung und wünscht der TU Berlin weiterhin viel Erfolg, auch im wohlverstandenen Eigeninteresse - für uns ist die TU Berlin eine sogenannte "Target Universität", an der wir auch in Zukunft bevorzugt engagierten und motivierten Beratungsnachwuchs rekrutieren!

Dr. Hartmut Maaßen und
Anne-Ev Enzmann

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