Informationsfluss auf Knopfdruck

Besseres Management für Forschungsprojekte

Einen noch schnelleren, aktuellen und detailgenauen Überblick über den Stand eines Forschungsprojekts kann seit Anfang des Jahres der Servicebereich Forschung der TU Berlin geben. Ermöglicht wird dies durch eine neue, integrierte Software, die speziell an die TU-Bedürfnisse angepasst wurde. So ist unter anderem eine rationellere und effizientere Ausschöpfung der Drittmittel nach dem neuesten Stand der Softwaretechnik möglich. Geleistet wird dies durch die neue Projektmanagement-Software IVMC-Software (Integriertes Verwaltungs- und Management Controlling), die alle relevanten Informationen über die Projekte nach einer Qualitätskontrolle zusammenführt: einmal Angaben aus dem täglich aktualisierten Finanzbuchhaltungssystem "HIS MBS" sowie aus dem Personalverwaltungssystem LOGA. Damit ist sicher gestellt, dass die Projekte optimal bewirtschaftet werden können. Die Projektleiterinnen und -leiter erhalten jederzeit einen aktuellen und präzisen Überblick über die noch vorhandenen Mittel in der Restlaufzeit oder in dem aktuellen Haushaltsjahr. Vorteile ergeben sich auch für Großprojekte mit mehreren Unterkonten. Früher musste man die Daten aus mehreren Quellen zeitaufwändig zusammenstellen. Dies entfällt nun. Ab sofort erzeugt das System zum Beispiel auch Verwendungsnachweise an die Geldgeber oder Hochrechnungen automatisch. Die aktuellen Gehaltsbuchungen für das Drittmittelpersonal sind dabei bereits berücksichtigt.

Entwickelt hat die Software die mittelständische IT-Firma "Wiegand und Partner". Zusammen mit dem Servicebereich Forschung wurde sie an die Erfordernisse und die IT-Umgebung der TU Berlin angepasst. Die Projektleitung lag in den Händen der TU-Mitarbeiterinnen Adina de Nobile und Manuela Strauch aus der Abteilung Controlling, Finanzen, Forschung.

Mittelfristig wird IVMC die Forschungsprojekt-Datenbank FORDAT ersetzen. Außerdem arbeitet man daran, dass Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ihr neues Projekt selbst online eingeben können. Die Weitergabe an die Instituts- und Fakultätsgremien bis hin zum Servicebereich Forschung wird papierlos erfolgen. Die Datenübernahme in die neue Software wird dann auch "auf Knopfdruck" möglich sein.

Lothar Bauch,
Servicebereich Forschung