Rechenschaftsbericht 1997/98

4. Struktur der IuK­ Dienste

Die Optimierung des IuK­Services der Universität ist seit längerem ein dringliches Thema. 1995 waren Defizite in diesem Bereich Gegenstand der Untersuchung eines IuK­Auschusses des Akademischen Senats. Auch im Gutachten des Projektes mit A.T. Kearney zur Verwaltungsreform (siehe zu 2) wurde die Notwendigkeit von Verbesserungen in diesem Bereich angesprochen. Im Dezember 1998 legte eine vom Präsidenten eingesetzte Kommission auf der Grundlage eines Gutachtens von Prof. Dr. M. Grötschel und J. Gottschewski einen "Vorschlag zur künftigen Struktur der IuK­Dienste der TUB" vor.

Der Vorschlag geht von der Feststellung aus, daß die wesentlichen Defizite im Bereich des IuK­Services solche der Organisations­ und Managementstruktur sind. Er entwirft eine neue Struktur zur Organisation der IuK­Dienstleistungen an der Universität, die auf einem Verbund gleichberechtigter, weitestgehend eigenverantwortlicher, miteinander kooperierender, aber auch miteinander im Wettbewerb um Aufträge stehender Partner auf zentraler wie auf Fakultätsebene beruht. Diese Struktur soll die Dienstleistungen im Interesse von Effektivität und Effizienz weitgehend dezentral bereitstellen und damit auch ein Höchstmaß an Flexibilität und Innovation garantieren.

Die Struktur versteht sich als Dienstleistungsmarkt. Auf ihm treten die in der Universität IuK­Dienstleistungen in Anspruch nehmenden und/oder anbietenden Einrichtungen auf. Für das Funktionieren des Zusammenwirkens der Verbundpartner wird eine Geschäftsstelle mit Geschäftsführer unter der Verantwortung des 1. Vizepräsidenten, ein Beirat bestehend aus den Leiterinnen und Leitern der dem Verbund angehörenden Einrichtungen sowie Servicegruppen für zentrale Dienste gebildet, die unmittelbar der Geschäftsstelle verantwortlich sind.

Beim 1. Vizepräsidenten und dem Beirat liegt die politische Verantwortung dafür, daß die Aktivitäten der einzelnen Partner des Verbundes sich zu einer technisch und wirtschaftlich sinnvollen Gesamtstruktur zusammenfügen und daß das Umfeld geschaffen wird, in dem die Partner des Verbundes ihre Dienste erbringen können und in dem Innovation stimuliert wird. Die operative Wahrnehmung dieser Aufgabe liegt bei der IuK­Geschäftsstelle und ihrem Geschäftsführer. Sie ist ein reines Management­Instrument, das selber keine Dienstleistungen erbringt, daher auch sehr klein sein kann.

Die Fakultäten müssen über die Organisation ihrer IuK­Struktur selber befinden. Sie werden dabei ihre besonderen Bedürfnisse im Auge haben. Im Rahmen ihrer Verantwortung liegt aber auch die Sorge um kontinuierliche Innovation. "Eine zu weitgehende Standardisierung der eingesetzten Dienste, wie aus hierarchischen IuK­Strukturen bekannt und evtl. in großen Firmen notwendig, wäre dazu kontraproduktiv". Für die Erfüllung ihrer IuK­Aufgaben erhält die Fakultät ein IuK­Budget, das entweder direkt für Personal­, Investitions­ und Verbrauchsmittel oder indirekt für den Einkauf entsprechender Dienstleistungen verwendet werden kann.

Entsprechendes gilt für die zentrale Universitätsverwaltung. Hier gibt es in besonderer Weise das Problem, die Vorgänge der Binnenkommunikation (für die u. U. der Datenschutz gilt) in einer Weise zu behandeln, die mit den Notwendigkeiten des offenen Zugriffs auf die entsprechenden Daten vereinbar ist. Hierfür wird ein Projekt etabliert, in dem die einschlägigen technischen, personalrechtlichen, datenschutzrechtlichen und wirtschaftlichen Fragen geklärt werden. Es soll keine getrennt operierende EDV­Abteilung in der zentralen Verwaltung geben. "Es verspricht wesentlich höhere Synergieeffekte, wenn diese Abteilung in den IuK­ Service der verschiedenen Bereiche integriert wird. Die einzelnen Abteilungen der ZUV erhalten für die Bereitstellung oder den "Einkauf" von IuK­Dienstleistungen Budgets.

Hinsichtlich der Servicegruppen für die zentral zu erbringenden Dienste heißt es im Vorschlag, daß "die adäquate Rechtsform noch zu klären" sei: "Auf jeden Fall soll sichergestellt werden, daß (sie) gegenüber dem Vizepräsidenten und dem IuK­Beirat ­ also den Abnehmern (ihrer) Dienstleistungen ­ Rechenschaft ablegen (müssen). Damit wird das Prinzip betont, daß es nicht eine Zentrale gibt, die Verordnungen erläßt, sondern ein Dienstleistungszentrum, das Kunden bedient." Die Servicegruppen werden sich im wesentlichen aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der bisherigen Zentraleinrichtung Rechenzentrum (ZRZ), des Audiovisuellen Zentrums (AVZ), des Referates V B der zentralen Universitätsverwaltung und den nicht forschungsorientierten Teilen der Prozeßrechnerverbund­Zentrale (PRZ) zusammensetzen.

Der Vorschlag der Präsidialkommission verbindet diese Umschreibung der "Vision" zur künftigen Struktur der IuK­Dienste an der Universität mit teils detaillierten Vorschlägen zum Umsetzungsprozeß.

Der Vorschlag wurde von der Präsidialkommission nicht einstimmig verabschiedet. Eine starke Minderheit plädierte für einen Reformansatz, der von inhaltlichen Vorstellungen zur möglichen Standardisierung und Rationalisierung von IuK­Dienstleistungen ausgeht und eine zentrale Dienstleistungseinrichtung von der Art der heutigen Zentraleinrichtung Rechenzentrum (ZRZ) vorsieht, die diese Standards implementieren hilft.

Die Entscheidungsfindung zur Umsetzung der vorgeschlagenen Struktur im einzelnen ist auf Seiten der Universitätsleitung noch nicht abgeschlossen. Daß die allgemeine "Philosophie" des Vorschlags im Einklang steht mit den generellen Vorstellungen des Präsidiums zur Umstrukturierung der Universität, bedarf nach den bisherigen Ausführungen zu den allgemeinen Zielen des eingeleiteten Reformprozesses wie den einzelnen daraus abgeleiteten Strukturreformen keiner besonderen Begründung.