Rechenschaftsbericht 1999/2000 TU Berlin

Rechenschaftsbericht 1999/2000
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7. Verwaltungsreform

Umsetzungs-
ausschuss 		Im Juli 1998 legte die Fa. A. T. Kearney ihre Vorschläge zur Reform der Verwaltung der Technischen Universität vor. Kerngedanken waren: "Kunden"-orientierte Bündelung von Zuständigkeiten; Konzentration auf die "Kern-Kompetenz" der Universität bzw. Prüfen der Möglichkeit von Verlagerungen bestimmter Aufgabenerledigungen nach Außen; eine Controlling-Einheit, in der die notwendigen Daten zur Planung, Steuerung und Kontrolle der Universität erhoben und aufgearbeitet werden. Die Universitätsleitung beschloss die Umsetzung der wesentlichsten Empfehlungen; es wurden Umsetzungsbeauftragte für die Bereiche: Studieren, Personal, Finanzen, Innere Dienste/Bau eingesetzt und ein Umsetzungsausschuss bei der Universitätsleitung, an dem der Personalrat und die Frauenbeauftragte beteiligt sind, gebildet. Im Ergebnis intensiver Beratung mit den Betroffenen wurden im Berichtszeitraum u. a. die folgenden Maßnahmen realisiert:

Service-Center für Studierende:

Neustrukturierung der bisherigen Abteilung Akademische und allgemeine Angelegenheiten Zur besseren Verzahnung der Verwaltung mit der Leitungsebene im Bereich der Studienangelegenheiten wurde zum 1. Januar 2000 die bisherige Abteilung I (Akademische und Allgemeine Angelegenheiten) aufgelöst, das Referat für Angelegenheiten der akademischen Selbstverwaltung und das Rechtsreferat dem Kanzler zugeordnet und die mit Studienangelegenheiten befassten Referate (Studienangelegenheiten, Studienkolleg, Akademisches Auslandsamt, Zentralstelle für Lehrerbildung, Statistikgruppe) unmittelbar der Leitung des Zweite Vizepräsidenten unterstellt. Die Zusammenfassung dient einer Verbesserung des Services für die Studierenden, die für alle sie betreffenden Angelegenheiten eine Beratung und Unterstützung "aus einer Hand" erhalten sollen.

Zentrales Studierenden-
servicecenter 		Eine wichtige Initiative im Sinne dieses Ziels ist die Schaffung eines Zentralen Studierendenservicecenters, das in einem Frontofficebereich mit wesentlich verlängerten Zuganszeiten alle wesentlichen Auskünfte und administrativen Akte erledigen kann, so dass der Studierende nur noch für schwierige Sonderprobleme den Backofficebereich aufsuchen muss. Das von den betroffenen Verwaltungsbereichen erarbeitete Konzept für dieses Service-Center wurde im Juli 2000 vom Umsetzungsausschuss verabschiedet. Es wird umgesetzt, sobald die notwendigen Baumaßnahmen abgeschlossen sind.

 

Internet

Digitalisierung der Studienordnungen und Campus-Chipkarte:

Eine gewisse "Revolutionierung" der Verwaltungsabläufe auch und gerade im Studienbereich wird die Einführung der Campus-Chipkarte bringen. An der dafür notwendigen digitalen Abbildung der Studien- und Prüfungsordnungen wird gearbeitet. Die Bedeutung der Chipkarte reicht aber weit über den Studienbereich hinaus. Integraler Bestandteil des Projektes ist der Aufbau neuartiger Selbstbedienungsdienste (Anwendungen) im Internet. Wurde das Internet bisher mehr oder weniger als Informationsmedium genutzt, so geht es nun darum, es systematisch für interaktive Dienste einzusetzen. In der Öffentlichkeit haben für derartige Nutzungen Begriffe wie E-Business und E-Government Eingang gefunden.

Portal "TUSO" Im Bereich der Studierendenbetreuung wird in der ersten Stufe ein Internet-Portal "TUSO" entwickelt und angeboten, unter dem die wichtigsten Dienste der Hochschulverwaltung für Studierende zusammengefasst sind. Unter einer Internet-Adresse können sich die studentischen Kartenbesitzer rückmelden (inclusive Internet-Payment), eine Adressenänderung eingeben, sich exmatrikulieren oder zu einer Prüfung anmelden und die Prüfungsergebnisse abfragen. Analog dazu können Dozenten in einem auf sie zugeschnittenen Portal ihre Noten verbuchen oder etwa die von ihnen geforderte Eingabe ihrer eigenen Leistungsdaten vornehmen. Weitere Portale werden folgen. Voraussetzung zur Nutzung sind neben der Campus-Karte ein einfaches Chipkartenlaufwerk und ein handelsüblicher Internet-Browser.

Kooperation mit Motorola Das Projekt Campuskarte wird von der Technischen Universität Berlin und der Firma Motorola seit Frühjahr 2000 gemeinsam durchgeführt und finanziert. Es liefert die Infrastruktur für eine sichere Authentifikation aller Hochschulangehörigen im Internet. Dies geschieht mit einer leistungsfähigen Motorola-Java Karte vom Typ MJ 1000 C, die als wichtigsten Inhalt eine digitale Signatur enthält. Eingebettet ist die Campuskarte in den Aufbau einer sogenannte Vertrauensinfrastruktur, auch Public Key Infrastructure (PKI) genannt, deren Kern ein sogenanntes Trust Center (TC) bildet. Dieses TC erzeugt digitale Zertifikate, bringt sie auf die Campuskarte auf, verwaltet sie und bürgt für ihre Richtigkeit. Es wird im Rahmen des Zentralen Rechenzentrums (ZRZ) angesiedelt sein und entsprechend dem Standard des Signaturgesetzes (SigG) auf- und ausgebaut werden.

Termin Mit der Ausgabe der ersten TU-Campuskarten wird im Laufe des Sommersemester 2001 begonnen werden, der Zulauf größerer Stückzahlen wird gegen Ende des Jahres 2001 erwartet. Im Laufe der nächsten beiden Jahre sollen nicht nur alle Mitglieder der Hochschule mit ihrer persönlichen Campuskarte ausgestattet werden. Auch die Rechner der Hochschule sollen Stück für Stück mit Kartenlesern ausgerüstet werden.

Weitere Informationen: http://wwwpc.prz.tu-berlin.de/tu-Chipkarte und http://www.euro-at-berlin.org

"Personalteams" für die Fakultäten:

Dienstleistungen aus einer Hand Bisher auf mehrere Referate verteilte Funktionen in der zentralen Personalverwaltung (Personalaktenführung, Gehalts- und Lohnstelle) wurden fakultätsorientiert in Personalteams zusammengefasst, um den Fakultäten die Dienstleistungen künftig "aus einer Hand" anbieten zu können. Das Modell wurde in der Fakultät III erprobt und ist inzwischen flächendeckend für alle Fakultäten eingeführt.

Abbau des Personalüberhangs Eine besondere Herausforderung aktiver Personalentwicklung ergibt sich aus dem Überhang im Bereich des technischen und Verwaltungspersonals der Universität (siehe hierzu oben unter 3.2). Da die Universität betriebsbedingte Kündigungen für die Laufzeit der Hochschulverträge ausgeschlossen hat, sind die Überhänge durch Umsetzungen oder vorzeitiges freiwilliges Ausscheiden abzubauen. Bei der Auswahl und Information der Überhangkräfte ist die zentrale Personalabteilung in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen/Fakultäten um größtmögliche Transparenz und Offenheit bemüht. Zur Beratung der Überhangkräfte insbesondere im Hinblick auf neue Einsatzmöglichkeiten und die dazu ggf. notwendige Fortbildung arbeiten die zentralen Servicebereiche Personalwirtschaft und Weiterbildung zusammen. Im Bereich der Weiterbildung ist für diesen Zweck neue Personalkapazität geschaffen worden.

Veränderte Arbeitsabläufe im Finanzbereich:

Verlagerung der Haushaltswirtschaft in die Fakultäten Mit der Einführung der Konstituierung der Fakultäten zum 1. April 2001 geht die Anordnungsbefugnis für die Verwendung der Sach- und Investitionsmittel auf die Fakultäten über. Über den Grad der Dezentralisierung innerhalb der Fakultät entscheidet diese selbst. Damit sind wesentliche Aufgaben der zentralen Universitätsverwaltung entfallen. Hier findet nur noch die Buchung der Zahlungsvorgänge statt. Entsprechend wurde der betroffene Bereich der Haushaltswirtschaft personell verkleinert und in seinen Arbeitsabläufen umstrukturiert.

Service-Center in den Fachbereichen:

Personalausstattung der Fakultäts-
verwaltungen 		Mit dem Aufgabenzuwachs bei den Fakultäten verschärft sich das Problem der angemessenen Ausstattung der Fakultätsverwaltungen mit Personal. Zur Bemessung des in den einzelnen Fakultäten benötigten Verwaltungspersonals wurde auf die Erfahrungen in der Modellfakultät III zurückgegriffen. Für alle Fakultäten wurde eine "Grundausstattung" mit 3 Stellen (1 Stelle Verwaltungsleitung, 2 Stellen Studium und Lehre) in Ansatz gebracht. Hinzu kommt eine Soll-Ausstattung, die sich an der Zahl der Professuren orientiert. Dabei wird als Faktor 1 die Zahl der Professuren der Fakultät III gesetzt. Der Faktor für die anderen Fakultäten entspricht dem Verhältnis der Zahl ihrer Professuren zu der der Fakultät III.

Service-Center Gebäude- und Dienstemanagement:

Zusammenfassung zweier Abteilungen In dieser organisatorischen Einheit wurden die bisherigen selbständigen Abteilungen "Bau- und Technische Angelegenheiten" und "Zentrale Dienste" zusammengefasst. Diese Zusammenlegung ermöglicht eine Verringerung der künftigen Personalausstattung um ca. 70 Stellen.

Zentralwerkstatt Gegenstand einer besonderen Prüfung war die Zentralwerkstatt. Es ging um die Frage, ob die Dienste der Zentralwerkstatt kostengünstiger von Außen eingekauft werden können. Nachdem eine Straffung der Organisationsstruktur unter Reduktion des Stellenrahmens realisiert war, wurde in einer einjährigen Pilotphase die wirtschaftliche Konkurrenzfähigkeit der Zentraleinrichtung mit gewerblichen Anbietern untersucht. Für alle Dienstleistungen, die die Zentralwerkstatt in dieser Zeit erbrachte, wurden die betriebswirtschaftlichen Kosten errechnet und die entsprechenden Kosten auf dem freien Markt ermittelt. Das Ergebnis war, dass die Zentralwerkstatt gegenüber den freien Anbietern konkurrenzfähig ist.
Gewächshaus auf dem Campus Gewächshaus auf dem Campus
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